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Verfahren zum Verlassen des Benutzers und Umleitung seiner E-Mails

Beim Ausscheiden eines Mitarbeiters können Sie aufgefordert werden, seine Daten wiederherzustellen, bevor Sie das Konto des Benutzers löschen. In einigen Organisationen ist es auch wünschenswert, dass die an sie gerichteten E-Mails weiterhin von der Organisation empfangen werden.

Dieses Verfahren beschreibt diese Operationen, die sowohl :

  • den Nutzer zu suspendieren (um seinen Zugang zu blockieren, ohne die Daten zu löschen)
  • die Daten zu sichern und zu archivieren
  • neu eingegangene E-Mails an ein anderes Postfach weiterleiten.

In diesem Beispiel :

Lösung mit Weiterleitung von E-Mails​

Um neue E-Mails an den Mitarbeiter zu erhalten, der die Organisation verlassen hat, gibt es zwei Möglichkeiten:

  • Nachrichten an einen anderen Benutzer weiterleiten: Fügen Sie die E-Mail-Adressen des abwesenden Benutzers (user1@bm.com in unserem Beispiel) als Alias des Zielbenutzers hinzu
  • Nachrichten an ein gemeinsames Postfach weiterleiten: Sie erstellen ein gemeinsames Postfach mit der Adresse des betroffenen Benutzers (user1@bm.com) oder einem Alias, das dieser Adresse entspricht.

Hierzu :

  1. Benennen Sie den Benutzer in user1.bck um.
  2. Setzen Sie einen Alias auf user1.bck der Adresse user1 oder erstellen Sie eine gemeinsame Box bp.userbck.
  3. Umleitung (mit oder ohne lokale Kopie) der E-Mails von user1.bck zu userCS
  4. Warten Sie auf die nächste globale Sicherung.
  5. Abrufen von E-Mails - 3 Möglichkeiten :
    1. Verwenden Sie einen Thunderbird-Client, um alle Nachrichten in den gemeinsamen Ordner bp.userbck zu kopieren.
    2. Verwenden Sie einen Thunderbird-Client, um alle Nachrichten in POP abzurufen.
    3. Übertragen eines E-Mail-Verzeichnisses von einem Konto auf ein anderes
  6. Abruf von Kontakten und Terminkalender
    1. Gehen Sie in der Admin-Konsole zum Menü "DataProtect-Baum".
    2. Klicken Sie auf das letzte Backup
    3. Wählen Sie den Benutzer user1.bck.
    4. Klicken Sie auf die Links zum Abrufen der VCard-Dateien (Adressbücher) und der ICS-Datei (Kalenderdaten).
  7. Löschen des Benutzers user1.bck
  8. Erstellen Sie einen Aliasnamen user1 für den Benutzer userCS.

Lösung mit automatischer Antwort​

Manchmal ist es besser, aus Gründen der Vertraulichkeit nicht alle neuen Nachrichten von einem Mitarbeiter an einen anderen weiterleiten zu wollen und stattdessen eine Rückmeldung an den Absender zu senden, um ihn zu bitten, einen anderen Mitarbeiter zu kontaktieren.

In diesem Fall sind zwei Lösungen möglich:

  • Erstellen Sie einen neuen Benutzer user2.out und geben Sie ihm als Alias die E-Mail-Adresse des abwesenden Benutzers: user1@bm.com und richten Sie eine persönliche Abwesenheitsnachricht ein. Der Vorteil dieses Ansatzes besteht darin, dass für jeden Benutzer eine personalisierte Nachricht eingerichtet werden kann. Der Nachteil ist, dass dieser Benutzer bei der Abonnementzahl mitgezählt wird.
  • Erstellen Sie einen einzelnen Benutzer user.deactivated und geben Sie ihm als Alias die Adressen und Aliase aller Mitarbeiter, die nicht mehr anwesend sind, und richten Sie dann eine gemeinsame Abwesenheitsnachricht für alle Benutzer ein. So kann ein einzelner Benutzer alle nicht mehr vorhandenen Benutzer verwalten.

Löschen und Synchronisieren von Verzeichnissen​

Wenn ein Benutzer im AD/LDAP gelöscht wird, wird er bei der Synchronisation in BlueMind automatisch suspendiert.

Die Entfernung aus dem AD/LDAP-Verzeichnis kann daher zu jedem beliebigen Zeitpunkt des Prozesses erfolgen. Dies führt dazu, dass der Benutzer in BlueMind deaktiviert wird und sich nicht mehr anmelden kann, aber seine Daten werden nicht gelöscht.

Sie können daher die obigen Verfahren befolgen und den Benutzer anschließend aus dem Verzeichnis löschen.

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