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Ressourcenreservierungen verwalten

Die Ressourcen sind die Mittel der Organisation (Fahrzeuge, Besprechungsräume, usw.), die den Benutzern zur Verfügung gestellt werden.

Jede Ressource hat ihren eigenen Kalender, so dass die Nutzer sie buchen können. Dieser Kalender wird geteilt mit einem oder mehreren Benutzern mit Schreibrechten zur Verwaltung von Reservierungen. Diese Benutzer werden als Ressourcenmanager bezeichnet. Abhängig von der Buchungsmanagement-Einstellung reicht ihre Rolle von der einfachen Überwachung bis zur Bestätigung von Anträgen:

Hinweis

Um Reservierungen einer Ressource zu verfolgen, muss der Manager ihren Kalender in seinem eigenen Kalender anzeigen](/guide_de_l_utilisateur/l_agenda/./afficher_plusieurs_calendriers.md)

Automatische Verwaltung​

  • Das System nimmt den Antrag automatisch an oder lehnt ihn ab, je nach Verfügbarkeit.
    Wiederkehrende Ereignisse

    Die Politik der automatischen Buchung gilt, wenn die Wiederholungsdauer weniger als 12 Monate ab dem Tag der Buchung oder der Aktualisierung des Ereignisses beträgt (d.h. wenn die Wiederholungsdauer weniger als 12 Monate ab dem Tag der Buchung oder der Aktualisierung des Ereignisses beträgt). Die Dauer wird ab dem Tag berechnet, an dem die Buchung/Änderung vorgenommen wird, und nicht ab dem ersten Tag der Wiederholung).

    **Wiederkehrende Ereignisse über einen längeren Zeitraum werden von der automatischen Richtlinie abgelehnt, um die Ressourcen vor "ewigen" blockierenden Buchungen zu schützen. Ein Ressourcenmanager kann jedoch immer noch den Status ändern, um die Annahme manuell zu erzwingen.

  • Der Nutzer und der Verwalter erhalten die Benachrichtigung über die Genehmigung oder Ablehnung per E-Mail.
  • Der Verwalter hat keine Aktion durchzuführen
  • Das Ereignis wird im Kalender der Ressource als "akzeptiert" oder "möglicherweise" oder "abgelehnt" angezeigt (wenn die Option "Abgelehnte Ereignisse anzeigen" in den Agendaeinstellungen aktiviert ist)

Manuelle Verwaltung​

  • Der Manager erhält die Buchungsanfrage per E-Mail und die Benachrichtigung wird in die Aktionsleiste des Kalenders eingefügt.
  • Die Veranstaltung erscheint im Kalender der Ressource.
  • Der Manager muss abhängig von der im Kalender der Ressource festgestellten Verfügbarkeit die Anfrage akzeptieren, in Wartestellung setzen, ablehnen oder einen neuen Zeitplan vorschlagen
  • Der Nutzer erhält die Benachrichtigung über die Genehmigung oder Ablehnung per E-Mail.

info

Um Überbuchungen zu vermeiden, wird die Ressource, sobald ein Nutzer sie bucht, in den Status "Wartend" versetzt und erscheint für andere Nutzer als "nicht verfügbar". Eine Reservierung ist jedoch weiterhin möglich. In diesem Fall erhält der Verwalter der Ressource alle Buchungsanfragen und sieht alle Ereignisse im Kalender der Ressource. Er muss dann die Zuweisungen verwalten.

Halbautomatische Verwaltung​

  • Wenn die Ressource verfügbar ist = Fall 1
    • Das System akzeptiert den Antrag automatisch.
    • Der Nutzer und der Verwalter erhalten die Bestätigung per E-Mail.
    • Der Verwalter hat keine Aktion durchzuführen
    • Die Veranstaltung erscheint im Kalender der Ressource als "validiert".
  • Wenn die Ressource nicht verfügbar ist = Fall 2
    • Der Manager erhält die Buchungsanfrage per E-Mail und die Benachrichtigung wird in die Aktionsleiste des Kalenders eingefügt.
    • Das Ereignis erscheint im Kalender der Ressource mit dem Status "in Erwartung".
    • Der Verwalter muss die Anfrage annehmen, in die Wartschlange stellen, ablehnen oder einen neuen Zeitplan vorschlagen
    • Der Nutzer erhält die Benachrichtigung über die Genehmigung oder Ablehnung per E-Mail.
Wiederkehrende Ereignisse

Die Politik der automatischen Buchung gilt, wenn die Wiederholungsdauer weniger als 12 Monate ab dem Tag der Buchung oder der Aktualisierung des Ereignisses beträgt (d.h. wenn die Wiederholungsdauer weniger als 12 Monate ab dem Tag der Buchung oder der Aktualisierung des Ereignisses beträgt). Die Dauer wird ab dem Tag berechnet, an dem die Buchung/Änderung vorgenommen wird, und nicht ab dem ersten Tag der Wiederholung).

**Wiederkehrende Ereignisse über einen längeren Zeitraum werden von der automatischen Richtlinie abgelehnt, um die Ressourcen vor "ewigen" blockierenden Buchungen zu schützen. Ein Ressourcenmanager kann jedoch immer noch den Status ändern, um die Annahme manuell zu erzwingen.

Für weitere Informationen​

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