Éditer les boîtes aux lettres partagées (ancienne version)

Les boîtes aux lettres partagées, aussi nommées simplement « boites partagées » ou encore « boites de service », sont des boîtes aux lettres qui ne sont pas nominatives : les utilisateurs y sont rattachés et partagent les messages qu'elles contiennent.
Les utilisateurs accèdent à la boîte et l'utilisent selon les droits qui leur sont attribués (voir Éditer les boîtes partagées > Partage et délégation) : il n'est pas possible de se connecter à BlueMind avec une boîte partagée.

Partage du statut de lecture

Le statut de lecture d'un message est propre à la boîte. Par conséquent, les utilisateurs partagent le statut de lecture des messages d'une boîte partagée : lorsqu'un des ayants droit consulte un message, celui-ci passe en "lu" pour tous les autres utilisateurs.

Ainsi, si un message est toujours indiqué "non lu", cela indique que personne n'en a encore pris connaissance, ou qu'un utilisateur l'a lu puis volontairement repassé en "non lu".

Pour plus d'informations, voir S'abonner et utiliser les boîtes partagées.

Création

Arrêt des anciennes boîtes partagées

À partir de BlueMind 5.5 il n'est plus possible de créer des boîtes partagées telles qu'elles existaient jusque-là, en tant que simples boîtes de messagerie. Les boîtes partagées sont désormais des boîtes complètes : possédant des carnets d'adresses, calendriers et listes de tâches, elles permettent plus de fonctionnalités et une meilleure compatibilité avec Outlook.

MIGRATION

Les boîtes partagées anciennes versions existent toujours et sont toujours administrables (voir ci-dessous). Un outil permettant la conversion vers le nouveau type de boîtes partagées sera disponible prochainement.

Administration

Général

Cet onglet présente les paramètres principaux de la boîte partagée.

Boîte de messagerie

• Nom : le nom de la boîte partagée est attribué lors de sa création, il ne peut pas être modifié
• Délégation : l'unité d'organisation à laquelle la boîte appartient
• Quota : la taille maximale que la boîte peut atteindre

• Cacher des listes d'adresses BlueMind : la boîte existe mais n'est visible ni dans les autocomplétions (composeur du webmail ou calendrier), ni dans l'annuaire. Son adresse peut tout de même être utilisée par les administrateurs ou par ceux qui la connaissent.

• Routage du courrier : le type (ou l'absence) de messagerie
• Adresse électronique : la boîte partagée peut posséder autant d'alias de messagerie que souhaité, sur l'un, l'autre ou tous les alias de domaines disponibles
• Serveur de stockage : serveur par lequel la boîte est gérée

Répondeur automatique

Cette section permet d'activer ou désactiver le répondeur automatique de la boîte partagée.

Remplir les champs :

• Objet (obligatoire) : sujet de l'e-mail envoyé
• Message (optionnel) : corps du message envoyé
• Dates de début et de fin (optionnel)
  • si aucune date de début n'est spécifiée, le répondeur s'active dès l'enregistrement des nouveaux paramètres
  • si aucune date de fin n'est spécifiée, le répondeur reste actif jusqu'à ce que le message d'absence soit désactivé

Puis cliquer sur "Enregistrer".

Enregistrement des paramètres

Lorsque le répondeur est désactivé, les derniers paramètres sont enregistrés et ainsi retrouvés dès sa réactivation.

Une fois le répondeur automatique activé, quand un message arrive dans la boîte de réception de la messagerie, un e-mail est automatiquement envoyé à l'expéditeur, selon la période et les informations paramétrées.

fréquence des réponses automatiques

Un seul message d'absence est envoyé en réponse à une même personne (adresse mail) pour une période de 3 jours.

Si l'utilisateur désactive puis réactive son répondeur pendant cette période sans modifier l'objet ou le contenu de son message, les personnes ayant déjà reçu une réponse automatique n'en recevront pas une nouvelle, le décompte pour la période reprenant là où il s'était arrêté.

Exemple :

• l'utilisateur A active son répondeur
• il reçoit un mail de l'utilisateur B le jour J, un message d'absence est émis, le décompte de 3 jours commence
• l'utilisateur désactive son répondeur à J+1
• il reçoit un nouveau mail de B, aucun message d'absence n'est émis
• l'utilisateur réactive son répondeur à l'identique à J+2
• il reçoit alors un mail de B : le répondeur considère être toujours à J+2, aucun message d'absence n'est émis.

Informations

Cet onglet présente les informations qui seront affichées sur la fiche de l'annuaire pour la boîte partagée.

Signature d'entreprise

Ces données peuvent aussi être utilisée pour la mise en œuvre des Signatures d'entreprise.

L'administrateur peut saisir ici des informations telles que les numéros de téléphone et adresses postales ou affecter une photo qui sera utilisée dans l'ensemble de BlueMind (fiche contact, invitation à un événement, etc.).

Qui peut modifier les informations ?

Les données de contact correspondent à l'annuaire interne de BlueMind et sont accessibles à l'ensemble des utilisateurs de la solution. Pour cette raison, seul un administrateur ayant le rôle adéquat peut modifier ces informations : les utilisateurs, même ayant un droit de partage complet sur la boîte, ne peuvent pas les modifier.

Filtres

Cet onglet permet de créer et organiser des règles s'appliquant sur le courrier entrant.

Le fonctionnement est identique aux filtres utilisateurs. Consulter la page dédiée pour plus de détails sur leur gestion : Appliquer des filtres de tri et actions.

Identités

L'administrateur peut ici définir des identités qui pourront être récupérées par les utilisateurs ayant le droit d'écriture sur la boîte : lorsque l'utilisateur choisit une de ces identités, les nom, label et signature sont récupérés. Ainsi les utilisateurs n'ont pas à re-saisir les informations eux-mêmes, évitant ainsi le risque d'erreur, et peuvent partager une même signature pour une même boîte, permettant une meilleure cohésion et une transparence avec les interlocuteurs.

Pour plus de détails, consulter la page du Guide de l'utilisateur : Gérer les identités du compte.

Partage de boîtes aux lettres

Cette partie permet de désigner les utilisateurs ou les groupes pouvant utiliser la boîte partagée.

Elle permet également d'attribuer des droits de délégations aux utilisateurs ou groupes souhaités.

la boîte partagée possède des droits de partage et délégation complets sur sa propre boîte qu'il est impossible de modifier ou supprimer.

Entrer l'utilisateur ou le groupe souhaité puis définir grâce aux 2 listes déroulantes correspondantes :

1. Le droit de partage sur la boîte de messagerie :

   • Peut lire la boîte partagée : l'utilisateur ou groupe désigné peut consulter les emails, les évènements, les contacts et les tâches.

   • Peut modifier la boîte partagée : l'utilisateur ou groupe désigné peut ajouter, supprimer, déplacer les emails, les évènements, les contacts et les tâches.

   • Peut modifier la boîte partagée et gérer les partages: en plus du droit de modification, l'utilisateur ou groupe désigné peut gérer les droits de partage des applications de la boite partagée.

   • Tous les droits sur la boîte partagée: partage total avec délégation complète, l'utilisateur ou groupe désigné a tous les droits de modification et de partage des applications de la boite partagée et peut envoyer des messages avec l'option "Écrit en tant que".

     ℹ️ Lorsque le niveau de partage "Tous les droits sur la boîte partagée" est sélectionné, le niveau "Droit de délégation complet appliqué" est automatiquement activé et ne peut pas être modifié.

2. Le droit de délégation :

   • Aucune Délégation : l'utilisateur ou groupe désigné ne peut pas envoyer de message avec l'adresse mail de la boîte partagée.
   • Écrit en tant que moi (impersonnification totale) : correspond à l'option maximale des délégations.
   • Écrit de ma part : correspond à l'option minimale des délégations.
   Délégations et réception des invitations

   Dès lors qu'une délégation est donnée à un ou plusieurs utilisateurs, seuls ceux-ci reçoivent les invitations envoyées au calendrier de la boîte partagée ; la boîte elle-même et les utilisateurs sans délégation ne les reçoivent pas.

   Il s'agit de l'équivalent d'un droit de gestion sans réception d'une copie par le délégant pour un compte utilisateur.

Inactif sur Outlook

Le droit de lecture diffère de ceux donnés sur des boîtes d'utilisateurs ou nouvelles boîtes partagées : dans le cas présent, ce droit ne sera pas pris en compte par Outlook, qui ne permettra pas de voir ou d'écrire au nom de la boîte.

Seuls les droits de partage "Peut modifier ma messagerie et gérer mes partages" ou "Tous les droits sur la boîte partagée" permettent à un utilisateur ou membre d'un groupe délégué d'avoir accès à la boîte dans Outlook.

Maintenance

• Consolider l'index de la boîte aux lettres : cette opération complète l'indexation actuelle de la boîte en indexant les éléments manquants uniquement
• Valider et réparer la boîte partagée : cette opération regroupe un ensemble d'autres opérations qui vérifient et corrigent si besoin l'intégrité de la boîte et de ses données dans le système BlueMind : vérification de la boîte de messagerie dans Cyrus, de la hiérarchie de dossiers IMAP, filtres de messagerie, etc.