Gérer les dossiers individuels partagés
Partager un dossier individuel permet de donner accès à un autre utilisateur ou groupe d'utilisateurs du domaine à l'un de ses dossiers personnels, sans avoir à partager l'ensemble de sa boîte aux lettres.
Partager un dossier
Pour partager un dossier :
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Aller sur le menu du dossier et cliquer sur "Partages du dossier" pour ouvrir la fenêtre de partage
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Sélectionner l'utilisateur ou le groupe en tapant les premières lettres du nom
Utilisateurs possibles
Pour plus d'informations, voir Cas d'usages et limites du dossier individuel partagé
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Sélectionner le niveau de partage souhaité
Niveaux de partage
Pour plus d'informations, voir Choisir le niveau de partage d'un dossier partagé
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Cliquer sur Enregistrer
Le partage ne concerne que le dossier sélectionné. Les sous-dossiers ne sont pas inclus. Pour plus d'informations, voir Cas d'usages et limites du dossier individuel partagé.
Les dossiers partagés sont identifiés par l'icône 
.
Gérer les partages d'un dossier
La gestion des partages d'un dossier peut s'effectuer directement depuis le menu du dossier ou depuis les préférences.
Pour supprimer ou modifier rapidement les partages d'un dossier, ouvrir la fenêtre de partage du dossier depuis le menu, en suivant la même procédure que pour Partager un dossier. Puis ajouter un nouvel utilisateur, modifier le niveau de partage ou supprimer un utilisateur en cliquant sur la croix. Enregistrer pour valider les modifications.
Il est également possible de gérer les partages depuis les paramètres du compte en allant sous Préférences > Messagerie > Ma boîte aux lettres > Mes partages > Dossiers individuels
L'interface permet :
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d'avoir une vue d'ensemble des dossiers partagés
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d'ouvrir la fenêtre de partage de chaque dossier en cliquant sur
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de supprimer tous les partages d'un dossier en cliquant sur
Suppression de partage des sous dossiers
Cocher l'option "Supprimer les partages des sous-dossiers" pour supprimer les accès au dossier et l'ensemble de ses sous-dossiers en une seule opération
Utiliser un dossier partagé
Lorsque des droits d'accès sur un dossier individuel sont attribués à un utilisateur, celui-ci reçoit une notification par e-mail et doit s'abonner à la boîte aux lettres correspondante. Pour plus d'informations, voir S'abonner à une boîte aux lettres partagée.
Une fois l'abonnement validé, le dossier partagé par l'utilisateur apparait dans la liste des dossiers, sous la boite aux lettres correspondante.
Si le dossier partagé est un sous-dossier, l'arborescence est visible mais non accessible.
Si le dossier partagé contient des sous-dossiers, ces derniers ne sont pas visibles via le partage. Pour plus d'informations, voir Cas d'usages et limites du dossier individuel partagé.
Choisir le niveau de partage
En fonction des droits accordés, l'utilisateur peut :
- Peut lire mon dossier permet à l'utilisateur de consulter le dossier et les messages qu'il contient en lecture seule. Un icône indique que le dossier est en lecture seule et un bandeau que les messages ne peuvent pas être modifiés. Il est cependant possible d'y répondre ou de les transférer.
- Peut modifier mon dossier permet à l'utilisateur de modifier le contenu du dossier. L'utilisateur peut vider le dossier, marquer les messages comme tous lus, leur Ajouter des catégories déjà existantes, ajouter des messages en les déplaçant de ses propres dossiers. Il a également les droits d'écriture sur les messages du dossier
Cependant, l'utilisateur ne peut pas renommer, supprimer, déplacer le dossier - ni modifier les partages.
Cas d'usages et limites du dossier individuel partagé
Les cas d'usages de partage de dossiers individuels sont nombreux.
Cette fonctionnalité peut notamment être utile pour permettre à un collaborateur d'accéder aux messages concernant un sujet ou un thème précis. Cela peut également aider à la gestion d'un projet, en permettant aux membres de l'équipe de partager l'ensemble des messages qui y sont liés.
Un dossier peut être partagé avec autant d'utilisateurs internes que souhaité, y compris les boîtes partagées et les groupes avec une adresse de messagerie. À noter qu'il n'est pas possible de partager un dossier à un contact externe, même s'il fait partie de l'annuaire.
Cependant, le partage de dossier individuel n'est pas toujours la solution la plus adaptée.
Le partage s'effectue dossier par dossier. Chaque sous-dossier est considéré comme un dossier à part entière et doit être partagé séparément. Le partage d'une arborescence n'est pas possible. Dans ce cas d'usage, l'utilisation d'une boîte aux lettres partagée est recommandée.
L'utilisateur ne peut pas créer de nouvelles catégories. Contrairement aux boîtes partagées, même avec le droit de modification, l'utilisateur peut attribuer une catégorie déjà créée par le ou la propriétaire du dossier, mais ne peut pas en créer. Pour plus d'informations sur les boîtes partagées, voir S'abonner et utiliser les boîtes partagées.
Les catégories grisées sont des catégories qui ont été attribuées à un message, mais qui n'existent plus dans les préférences du compte utilisateur. Cela peut être dû à la suppression de la catégorie ou à la modification de son intitulé. C'est également le cas lorsqu'un utilisateur déplace un message avec des catégories personnelles de sa boîte aux lettres vers un dossier partagé où la catégorie n'existe pas.
Afficher les messages d'une catégorie grisée reste possible par contre celle-ci n'est plus disponible dans la Recherche multicritère.
Autre point notable, la gestion des partages des dossiers individuels ne peut pas être déléguée. Seul le propriétaire du dossier peut créer et modifier un partage. Même un délégué avec les droits de partage sur la boîte aux lettres ne peut ni créer ni modifier le partage d'un dossier du délégant.