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Version: 5.6

Intégrer les visioconférences avec BigBlueButton

BlueMind peut être connecté à un serveur BigBlueButton afin de proposer aux utilisateurs de facilement créer des conférences et les relier à leurs réunions d'agenda.

Installer et administrer BigBlueButton​

Installer les paquets BigBlueButton​

Pour mettre à disposition des utilisateurs les nouvelles fonctionnalités, installer sur le serveur les paquets suivants puis redémarrer BlueMind :

aptitude install bm-plugin-core-videoconferencing-bbb bm-plugin-admin-console-videoconferencing-bbb
bmctl restart

Configurer le serveur BigBlueButton​

Activer la visioconférence​

Afin d'activer la visioconférence pour les utilisateurs d'un domaine, indiquer les informations requises et paramétrer le patron d'invitation de la ressource associée.

Pour cela, se rendre dans la console d'administration dans la Gestion du système > Domaines supervisés > choisir le domaine souhaité > onglet Visioconférence :

  • Remplir les informations générales du serveur, ici :

    • URL de l'API BigBlueButton : l'URL d'accès à l'API BigBlueButton
    • Secret Partagé BigBlueButton : l'URL de la phrase de secret

  • Renseigner le patron d'invitation pour définir le texte du lien d'accès à la visioconférence

    • Sélectionner la langue souhaitée dans la liste déroulante

      ℹ️ Multilingue

      Le contenu des langues est gardé en mémoire, il est possible de basculer de l'une à l'autre sans enregistrer entre chaque modification.
      Pour supprimer une langue, vider le champ de contenu (sélectionner le texte et le supprimer).

      Lors de la création d'un événement, le contenu sera ajouté à l'invitation en fonction de la langue de l'organisateur.

    • Remplir le contenu :

      Le patron peut contenir des variables, qui sont remplacées automatiquement dans le texte par le système :

      • ${NomRessource} : le nom de la ressource telle que définie dans l'annuaire
      • ${Organisateur} : le nom de la personne créant l'évènement dans le Calendrier
      • ${URL} : l'url d'accès à la conférence
      • ${siteURL} : URL propre à l'application

      Lorsqu'un utilisateur ajoute une visioconférence à son événement, le texte définit par le patron est automatiquement ajouté dans l'événement et dans l'e-mail d'invitation envoyé aux participants :

  • Cliquer sur Enregister

⇒ Une ressource nommée "BigBlueButton" est automatiquement créée et ajoutée dans l'annuaire.

Dès lors, les utlisateurs peuvent l'utiliser pour créer et ajouter des visioconférences à leurs évènements. Pour plus d'informations sur les droits d'accès et l'utilisation de BigBlueButton, consulter le paragraphe Accéder à la visioconférence

Créer des visioconférences statiques​

La configuration de BigBlueButton permet de créer des ressources de visioconférences dites "statiques" : leurs nom et URL d'accès restent inchangés et leurs droits de réservation et de visibilité sont gérés indépendamment de la ressource de visioconférence principale.

Prérequis

Pour que les ressources statiques fonctionnenent, la visioconférence principale doit être activée. Voir le paragraphe précédent Activer la visioconférence.

Pour créer une telle visioconférence :

  • Cliquer sur "Ajouter une visioconférence statique" :

  • Renseigner le nom et l'identifiant souhaités pour la visioconférence

    💡 Il est possible de récupérer l'URL d'accès d'une conférence auprès de BigBlueButton en renseignant le meetingId de celle-ci dans le champ "Identifiant de connexion".
    Si l'identifiant saisi n'existe pas dans BigBlueButton alors une URL est générée par BlueMind qui y ajoute l'identifiant donné.

    ↳ Une ressource de ce nom associée au système de visioconférence BigBlueButton est créée et ajoutée dans l'annuaire :

Une fois créées, les visioconférences statiques sont gérées de la même façon que la visioconférence principale. Pour plus d'informations sur les droits d'accès et l'utilisation, consulter le paragraphe Accéder à la visioconférence

Dissocier le serveur BigBlueButton​

Pour dissocier un serveur BigBlueButton du domaine :

  • se rendre dans la Gestion du système > Domaines supervisés > choisir le domaine souhaité > onglet Visioconférence
  • cliquer sur le bouton "Supprimer la configuration BigBlueButton"
  • valider la demande de confirmation
Prise en compte immédiate

Il est inutile de cliquer sur le bouton "Enregistrer" en bas de page, la demande est effective dès la confirmation.

⇒ La ressource associée est automatiquement supprimée et les partages nettoyés, elle n'apparaît plus dans la gestion des entités et les utilisateurs ne peuvent plus la réserver.

Accéder à la visioconférence​

Donner les droits aux utilisateurs​

L'accès à la nouvelle fonctionnalité se fait au moyen de la ressource BigBlueButton créée lors de la configuration du serveur :

Cette ressource s'administre comme toute autre ressource, c'est la gestion des partages qui ouvre les droits à la réservation et, de fait, à la génération de liens de visioconférences. Ainsi, il faut donner un droit de réservation (droit de partage "peut réserver la ressource" ou supérieur) aux utilisateurs ou groupes souhaités pour que ceux-ci puissent créer des visioconférences pour leurs événements.

Droit d'accès par défaut

Par défaut, la ressource est partagée avec un droit de réservation simple, tous les utilisateurs peuvent lier une visioconférence.

Horaires de disponibilité

En tant que ressource, il est possible de lui attribuer des heures ouvrées ou encore une politique de réservation. Cependant le lien généré étant unique, cela n'aura pas d'incidence sur la disponibilité de la visioconférence en elle-même : le lien sera malgré tout actif et disponible en dehors de ces horaires.

Pour plus d'informations sur l'administration des ressources et l'attribution des droits, consulter la page Éditer les ressources.

Utiliser la ressource​

La ressource ne doit pas (et ne peut pas) être invitée à un événement depuis BlueMind en étant ajoutée comme participant : une fois la configuration réalisée, il faut utiliser les boutons disponibles :

  • dans le bandeau de navigation de BlueMind :
  • dans l'interface de création des événements des ayants droit :

Pour plus d'informations sur la création de visioconférences ou l'ajout dans des événements d'agenda, consulter les pages suivantes du guide de l'utilisateur :