Administrer les visioconférences avec BlueMind Video

BlueMind Video est un service SAAS de visioconférence basé sur Jitsi et intégré à BlueMind.

Installer et configurer BlueMind Video

Vérifier la souscription

Cette fonctionnalité est intégrée à BlueMind, elle ne nécessite pas l'installation de paquets supplémentaires.

Cependant, l'accès à ce service nécessite une souscription. Pour plus d'informations sur ce service, consulter la page La souscription BlueMind ou contacter l'équipe commerciale de BlueMind pour obtenir les tarifs.

Connaître ses droits

Pour vérifier si la souscription d'une installation donne droit au service, se rendre dans la console d'administration > Gestion du système > Gérer la souscription :

• la ligne "Nombre maximum de comptes visio avancés" doit présenter une valeur supérieure à 0
• la ligne "Date de fin de validité de la souscription BlueMind.Video" doit comporter une date non expirée

Pour plus d'informations sur la gestion des souscriptions, consulter la page Gérer la souscription.

Configurer le serveur BlueMind Video

Afin d'activer la visioconférence pour les utilisateurs d'un domaine, paramétrer le patron d'invitation de la ressource associée.

Pour cela, se rendre dans la console d'administration > Gestion du système > Domaines supervisés > choisir le domaine souhaité > onglet Visioconférences :

• Renseigner le patron d'invitation pour ajouter un texte d'accompagnement au lien d'accès à la visioconférence

  • Sélectionner la langue souhaitée dans la liste déroulante

    ℹ️ Multilingue

    Le contenu des langues est gardé en mémoire, il est possible de basculer de l'une à l'autre sans enregistrer entre chaque modification.
    Pour supprimer une langue, vider le champ de contenu (sélectionner le texte et le supprimer).

    Lors de la création d'un événement, le contenu sera ajouté à l'invitation en fonction de la langue de l'organisateur.

  • Remplir le contenu :
    
    Le patron peut contenir des variables, qui sont remplacées automatiquement dans le texte par le système :

    • ${NomRessource} : le nom de la ressource telle que définie dans l'annuaire
    • ${Organisateur} : le nom de la personne créant l'évènement dans le Calendrier
    • ${URL} : l'url d'accès à la conférence
    • ${siteURL} : URL propre à l'application

    Lorsqu'un utilisateur ajoute une visioconférence à son événement, le texte définit par le patron est automatiquement ajouté dans l'événement et dans l'e-mail d'invitation envoyé aux participants :
    

• Cliquer sur Enregister

⇒ Une ressource nommée "BlueMind.Video" est automatiquement créée et ajoutée dans l'annuaire.

Dès lors, les utlisateurs peuvent l'utiliser pour créer et ajouter des visioconférences à leurs évènements. Pour plus d'informations sur les droits d'accès et l'utilisation de BlueMind Video, consulter le paragraphe Accéder à la visioconférence

Configurer les profils des utilisateurs

Les limitations d'usage des visioconférences dépendent des types de comptes des utilisateurs :

• Une visioconférence initiée par un utilisateur "Collaboratif" (type de compte habituel) est limitée à 45 min et deux participants.
• Une visioconférence à laquelle participe un utilisateur "Collaboratif + Visio" n'est pas limitée dans le temps et permet jusqu'à 100 participants : dès lors qu'un tel utilisateur crée ou se connecte à la visioconférence, les paramètres sont appliqués.

Paramétrage du domaine

La souscription permettant un certain nombre d'utilisateurs de profil "Collaboratif + Visio", il convient de paramétrer pour chaque domaine le nombre maximum d'utilisateurs autorisés avec ce profil dans sa Configuration générale.
Pour cela, se rendre dans la console d'administration > Gestion du système > Domaines supervisés > choisir le domaine souhaité > onglet Général et renseigner le plafond souhaité dans le champ « Nombre maximum de comptes visio avancés: ».

info

Si le champ est vide, alors aucun utilisateur de profil "Collaboratif + Visio" n'est autorisé pour le domaine. Il est donc nécessaire de renseigner une valeur dans ce champ pour pouvoir attribuer le profil à des utilisateurs.

Attribution du profil

Le profil "Collaboratif + Visio" peut être attribué aux utilisateurs du domaine dès lors que le paramétrage du domaine l'autorise (voir ci-dessus), soit lors de leur création soit en accédant à leur fiche de gestion dans la console d'administration > onglet Général > section "Informations du compte" :

Rôle nécessaire

Le rôle "Gérer la souscription" est nécessaire pour avoir le droit d'effectuer une telle modification. Pour plus d'informations sur les rôles, consulter Les rôles : droits d'accès et d'administration.

Accéder à la visioconférence

Donner les droits aux utilisateurs

L'accès à la nouvelle fonctionnalité se fait au moyen de la ressource "BlueMind.Video" créée lors de la configuration du serveur :

Cette ressource s'administre comme toute autre ressource, c'est la gestion des partages qui ouvre les droits à la réservation et, de fait, à la génération de liens de visioconférences. Ainsi, il faut donner un droit de réservation (droit de partage "peut réserver la ressource" ou supérieur) aux utilisateurs ou groupes souhaités pour que ceux-ci puissent créer des visioconférences pour leurs événements.

Droit d'accès par défaut

Par défaut, la ressource est partagée avec un droit de réservation simple, tous les utilisateurs peuvent lier une visioconférence.

Horaires de disponibilité

En tant que ressource, il est possible de lui attribuer des heures ouvrées ou encore une politique de réservation. Cependant le lien généré étant unique, cela n'aura pas d'incidence sur la disponibilité de la visioconférence en elle-même : le lien sera malgré tout actif et disponible en dehors de ces horaires.

Pour plus d'informations sur l'administration des ressources et l'attribution des droits, consulter la page Éditer les ressources.

Utiliser la ressource

La ressource ne doit pas (et ne peut pas) être invitée à un événement depuis BlueMind : une fois la configuration réalisée, un bouton est disponible dans le bandeau de navigation de BlueMind ainsi que dans l'interface de création des événements des ayants droit :

Pour plus d'informations sur la création de visioconférences ou l'ajout dans des événements d'agenda, consulter les pages suivantes du guide de l'utilisateur :

• Organiser une réunion > Ajouter une visioconférence
• Gérer les réservations de ressources
• Créer une visioconférence
• Utilisation d'Outlook > Les visioconférences

Configuration technique

Les accès suivants doivent être ouverts :

• Entre le serveur BlueMind hébergeant l'installation et le serveur BlueMind Vidéo :

  Nécessité	Adresse	Port	Protocole	Description
  Obligatoire	video.bluemind.net	443	TCP	API + WEBSOCKET
  Obligatoire	video-turn.bluemind.net	443	TCP	TURN

• Entre chaque poste client et le serveur BlueMind Vidéo :

  Nécessité	Adresse	Port	Protocole	Description
  Obligatoire	video.bluemind.net	443	TCP	API + WEBSOCKET
  Facultatif Fortement recommandé	video.bluemind.net	10000	UDP	VIDEO BRIDGE
  Facultatif Fortement recommandé	video.bluemind.net	11000	UDP	VIDEO BRIDGE
  Facultatif	video.bluemind.net	3478, 5349	TCP	STUN

Choix des ports

Les ports 10000 et 11000, bien que facultatifs, sont très fortement recommandés afin d'assurer une bonne qualité audio/vidéo. Le passage dans un tunnel STUN port 443 est fonctionnel, mais la qualité sera dégradée.

Usage d'un VPN

Afin de garantir une connexion de qualité, il est recommandé de ne pas passer par un VPN pour accéder à BlueMind Vidéo.

Pour aller plus loin

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• BlueMind.Video : visioconférence native