Version: 5.7

Découvrir les contacts

BlueMind propose une gestion des contacts par carnets d'adresses.

Ces carnets d'adresses, synchronisables avec les logiciels de messagerie (Outlook, Thunderbird) et les smartphones (IPhone, Android ou autres selon les possibilités des appareils) sont organisés en 2 catégories :

les carnets d'adresses personnels : propres à l'utilisateur qui dispose de carnets par défaut et peut en créer d'autres.
↳ Pour plus d'informations consulter Créer et éditer un carnet d'adresses
les carnets d'adresses partagés : carnets de domaine, d'autres utilisateurs ou encore de boîtes partagées sur lesquels l'utilisateur a des droits d'accès lui permettant de les consulter et éventuellement de les modifier voire les administrer.
↳ Pour plus d'informations consulter Utiliser un carnet d'adresses partagé

Il est également possible d'envoyer un message ou d'appeler un contact directement depuis sa fiche, d'indexer les contacts avec les catégories, de créer des listes de distribution, de partager les contacts entre groupes ou utilisateurs ainsi que d'accéder à un carnet d'adresses d'entreprise :

Accéder aux contacts

L'accès à l'application Contacts s'effectue directement depuis le bandeau de navigation principal de BlueMind (1) ou depuis la liste des applications disponibles (2) :

Naviguer dans l'interface

L'application Contacts se présente en 3 colonnes :

: dans la 1ʳᵉ colonne se trouve la liste des carnets accessibles par l'utilisateur : ses carnets d'adresses personnels et ceux auxquels il est abonné (voir Utiliser un carnet d'adresses partagé).
: dans la 2ᵉ colonne se trouve la liste des contacts présents dans le carnet sélectionné en 1ʳᵉ colonne.

💡 les adresses mail et numéros de téléphone dans la liste sont cliquables afin d'envoyer un email ou lancer un appel téléphonique directement.
: la 3ᵉ colonne présente la fiche de l'utilisateur sélectionné en 2ᵉ colonne.
↳ Pour plus d'informations consulter Consulter et utiliser une fiche contact.

💡 Redimensionnement
La 3ème colonne est redimensionnable, le contenu des 1ʳᵉ et 2ᵉ colonnes est alors automatiquement adapté à la largeur disponible :
: la barre d'outil en haut présente les actions disponibles en fonction du contexte : bouton de création d'un contact et champ de recherche en toutes circonstances, boutons d'actions lorsque le contact sélectionné est modifiable, menu Autres permettant de copier une fiche dans un autre carnet ou de télécharger la fiche au format VCard.

Rechercher des contacts

Le moteur de recherche accessible en permet une recherche rapide par mot clé. D'autres outils permettent de rechercher de façon plus précise des contacts : moteur de recherche complet, dossier de recherche, recherche par catégories...

Pour plus d'informations consulter Classer et rechercher les contacts.

Identifier les types de contacts

BlueMind permet l'utilisation de différents types de contacts : individuel ou de groupe, personnel ou collectif. Leurs fonctionnalités et appartenances aux carnets d'adresses varient selon leur nature.

Type de contact	Utilisation
LES UTILISATEURS INTERNES Ce sont les membres de l'organisation.	Carnet d'adresses : Les utilisateurs internes sont créés par l'administrateur et font partis de l'Annuaire On peut : - Créer et envoyer un message au contact - voir Les alertes de réception de messages - Organiser une réunion avec ou sans visioconférence et envoyer une invitation au contact - intégrer le contact à une liste de distribution On ne peut pas : - éditer la fiche du contact. La fiche est créée et gérée par l'administrateur
LES UTILISATEURS EXTERNES Il s'agit des utilisateurs non membres de l'organisation mais pouvant faire partie de groupes internes à l'organisation, par exemple un prestataire.	Carnet d'adresses : - Les utilisateurs externes créés par l'administrateur font partis de l'Annuaire - Les utilisateurs externes créés par l'utilisateur font partis des carnets personnels On peut : - Créer et envoyer un message au contact - Organiser une réunion avec ou sans visioconférence et envoyer une invitation au contact - créer et éditer la fiche du contact des carnets personnels (voir Ajouter des contacts) - intégrer le contact à une liste de distribution On ne peut pas : - éditer la fiche du contact de l'annuaire. La fiche est créée et gérée par l'administrateur
LES LISTES DE DISTRIBUTION Une liste rassemble plusieurs utilisateurs avec des besoins ou des objectifs communs.	Carnet d'adresses : Les listes de distribution sont créées par l'utilisateur et font parties des carnets personnels On peut: - Créer et envoyer un message à l'ensemble des membres de la liste - Organiser une réunion avec ou sans visioconférence et envoyer une invitation à l'ensemble des membres de la liste - Créer une liste de distribution et la modifier On ne peut pas : - afficher l'agenda des membres de la liste
LES GROUPES D'UTILISATEURS Un groupe rassemble plusieurs utilisateurs avec des besoins ou des objectifs communs. Ils peuvent être paramétrés AVEC ou SANS ADRESSE MAIL.	Carnet d'adresses : Les groupes sont créés par l'administrateur et font parties de l'Annuaire On peut : - Organiser une réunion avec ou sans visioconférence et envoyer une invitation à l'ensemble des membres du groupe - afficher l'agenda de l'ensemble des membres du groupe - Créer et envoyer un message à l'ensemble des membres d'un groupe avec une adresse mail, ceux-ci reçoivent alors les messages sur leur adresse mail nominative. On ne peut pas : - envoyer d'e-mail aux membres d'un groupe sans adresse mail
LES BOÎTES PARTAGÉES Ce sont des boîtes aux lettres communes à plusieurs utilisateurs ou groupes d'utilisateurs, qui possèdent aussi des carnets d'adresses et calendriers qui leur sont propres.	Carnet d'adresses : Les boîtes aux lettres partagées sont créées par l'administrateur et font parties de l'Annuaire On peut : - Créer et envoyer un message à l'ensemble des ayant droits de la boîte - les ayant droit peuvent recevoir, consulter (voire gérer) les messages et dossiers de la boîte aux lettres - les ayant droit (avec des droits étendus) peuvent écrire au nom de la boîte aux lettres partagée (voir Utiliser une boîte aux lettres partagée) - Organiser une réunion avec ou sans visioconférence et envoyer une invitation - afficher l'agenda de la boîte partagée On ne peut pas : - éditer la fiche contact de l'annuaire, elle est gérée par l'administrateur
LES RESSOURCES Il s'agit des moyens de l'entreprise mis à disposition des utilisateurs, par exemple une salle de réunion.	Carnet d'adresses : Les ressources sont créées par l'administrateur et font parties de l'Annuaire On peut : - réserver la ressource (voir Organiser une réunion) - l'administrateur et/ou gestionnaire peut Gérer les réservations de ressources On ne peut pas : - éditer la fiche contact de la ressource. La fiche est créée et gérée par l'administrateur