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Version: 5.4

Verwendung von Outlook

Die Mailbox​

Les boîtes aux lettres partagées​

Il existe dans BlueMind deux types de boites aux lettres :

  • Les boîtes partagées, qui ne sont pas nominatives et n'ont pas d'identifiant de connexion : un ou plusieurs utilisateurs peuvent y être rattachés afin de les consulter ou d'écrire en leur nom.
  • Les boîtes d'utilisateurs, qui correspondent à la messagerie d'un utilisateur : elles sont nominatives et partagées par l'utilisateur lui-même (ou un ayant-droit) suivant le niveau de droit qu'il décide.
Prérequis

Seules les boîtes partagées ayant une adresse mail apparaissent dans Outlook. Dans le cas où la boîte n'apparaitrait pas, contacter l'administrateur de domaine pour demander l'ajout d'une adresse mail.

Consulter une boîte partagée​

BlueMind permet, grâce à sa fonctionnalité d'abonnement (voir Eine freigegebene Mailbox abonnieren) identique à celle des calendriers et carnets d'adresses, de faire apparaître les boîtes partagées dans Outlook.

Il suffit pour cela de se connecter à son compte BlueMind depuis un navigateur, puis de se rendre dans la gestion des préférences du compte > Messagerie > section Autres boîtes aux lettres :

Sobald das Abonnement aktiv ist, sind die Boxen in Outlook nach einem Neustart unter der E-Mail-Adresse des Benutzers sichtbar:

Vous pouvez retrouver plus de détails sur la procédure d'abonnement et ses incidences sur les pages dédiées :

Einrichten des Ordners "Gesendete Nachrichten" der Box partagée​

Standardmäßig werden Nachrichten, die im Namen eines freigegebenen Postfachs gesendet wurden, automatisch kopiert in den Ordner "Gesendete Elemente" darin. Die gesendete E-Mail befindet sich dann im Ordner "Gesendete Nachrichten" des Benutzers UND im Ordner der gemeinsamen Box.

Registrierschlüssel ermöglichen es, dieses Standardverhalten zu ändern.
Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an den Administrator oder lesen Sie die entsprechende Administrator-Dokumentation : Implementierung von MAPI für Outlook > Paramétrage des dossiers fonctionnels des boîtes partagées

Consulter une boîte ou un dossier partagé par un utilisateur​

L'accès aux boîtes aux lettres partagées par des utilisateurs ne se fait pas de la même façon que pour les boîtes partagées génériques.

Pour faire apparaitre une boîte d'utilisateur dans Outlook :

  • se rendre dans les Paramètres du compte depuis le menu Fichier :
  • dans la fenêtre qui s'ouvre, se rendre dans l'onglet "Fichiers de données" > "Paramètres" > onglet "Avancé"
  • au moyen du bouton "Ajouter", rechercher la boite souhaitée grâce à l'identifiant ou au nom de l'utilisateur :
  • de retour dans la fenêtre des paramètres, vérifier que les cases "Utiliser le mode mis en cache" et "Télécharger les dossiers partagés" sont cochées :
  • cliquer sur OK et quitter les paramètres
  • la boite est dès lors visible dans la messagerie :
dossier partagé

Suivre la même procédure pour accéder à un dossier partagé par un utilisateur.
Weitere Informationen finden Sie unter Einen Ordner teilen

Unternehmensunterschriften​

Si une signature d'entreprise est paramétrée et applicable, elle sera automatiquement ajoutée à la fin du message par le serveur après son envoi.

Platzierung der Unterschrift​

Standardmäßig wird die Unternehmenssignatur ganz am Ende eines Beitrags platziert, nach eventuellen Zitaten und Antworten, und kann nicht bearbeitet werden. Cependant, si l'administrateur a choisi d'activer l'option adéquate, les utilisateurs peuvent choisir le placement.

Cela peut se faire en insérant des marqueurs de placement.

Afin de faciliter cette insertion, l'utilisateur peut paramétrer les marqueurs en tant que signature par défaut dans Outlook, en se rendant dans le menu Fichier > Options > Courrier > Signatures > Créer une nouvelle signature :

Wählen Sie die Signatur als Standard und schreiben Sie sie, indem Sie sie mit den im obigen Link angegebenen Zeichenfolgen umschließen :

Beim Schreiben oder Beantworten einer E-Mail werden die Marker daher automatisch in der Nachricht platziert:

Es ist auch möglich, die Signatur manuell in den Dialer einzufügen, wenn Sie sie nicht als Standard festlegen möchten :

Tipp

Selbst wenn die Signatur von Outlook platziert wird, können die Markierungen immer noch manuell durch Ausschneiden und Einfügen verschoben werden, wenn der Benutzer die Signatur vorübergehend an einer anderen Stelle platzieren möchte.

Die Signatur wird dann vom Server an der Stelle der Markierungen eingefügt:

Verwendung einer persönlichen Unterschrift​

Im Gegensatz zu Webmail kann BlueMind bei der Verwendung von Outlook eine persönliche Signatur ohne Markierung nicht erkennen. So wird, wenn in Outlook eine persönliche Signatur verwendet wird, die Unternehmenssignatur hinzugefügt.

Daher sollte keine persönliche Signatur verwendet werden, wenn eine Firmensignatur vorhanden ist, es sei denn, sie liefert eine relevante und erwünschte Zusatzinformation, oder als Signatur sollten die Platzierungsmarker (siehe vorheriger Abschnitt) verwendet werden.

Die Agenda​

Gemeinsame Kalender​

Calendriers individuels​

Pour afficher un calendrier partagé par un utilisateur ou un calendrier de ressource, le procédé est celui du fonctionnement classique d'Outlook :

  • Verwenden Sie das Menü Kalender öffnen > Aus dem Adressbuch:
  • Suchen Sie den Kalender in der Liste oder verwenden Sie die erweiterte Suche:
  • Doppelklicke auf einen Kalender in der Liste, um ihn hinzuzufügen, und klicke dann auf OK, wenn du den oder die Kalender ausgewählt hast.
  • Kalender werden nun der Ansicht hinzugefügt. Aktivieren oder deaktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen, um einen Kalender ein- oder auszublenden:
    • Die Kalender der Nutzer erscheinen unter dem Baum "Gemeinsame Kalender".
    • Die Ressourcen werden in der Baumstruktur "Räume" angezeigt.
    • si un groupe est ajouté, ses membres apparaissent individuellement sous une arborescence au nom du groupe :

Domain-Kalender​

Die Domänenkalender sind spezielle Entitäten. Um sie anzuzeigen, müssen Sie sich über einen Browser in BlueMind einloggen und den gewünschten Kalender abonnieren.

Pour cela, il suffit de suivre la procédure usuelle d'abonnement : Utiliser un calendrier partagé > S'abonner à un calendrier partagé.
Nach erfolgreicher Abonnierung ist der Kalender in den öffentlichen Ordnern von Outlook einsehbar:

Videokonferenzen​

L'addin BlueMind pour Outlook permet d'ajouter des visioconférences à des réunions.

Klicken Sie im Fenster zur Erstellung eines neuen Meetings auf "Videokonferenz hinzufügen" und wählen Sie den gewünschten Dienst unter den verfügbaren aus:

HINWEIS: Die verfügbaren Services hängen von der Arbeitsumgebung ab, sie werden von den IT-Administratoren installiert und den Benutzern zur Verfügung gestellt

Die Videokonferenz wird dann zur Nachricht hinzugefügt:

  1. Ein Videokonferenzraum wird den Teilnehmern hinzugefügt.
  2. Ein Link, über den alle eingeladenen Gäste, intern oder extern, auf die Videokonferenz zugreifen können, wird der Beschreibung hinzugefügt, zusammen mit einem begleitenden Text, falls von den Administratoren festgelegt.

Die Delegationen​

Die Delegationen mises en place depuis les préférences BlueMind sont parfaitement compatibles avec Outlook. Weitere Informationen über die Erstellung und Verwaltung von Delegationen finden Sie unter Delegationen verwalten.

Outlook-Delegierung

Delegationen können auch über Outlook eingestellt werden.
Weitere Informationen über die Einrichtung und Verwendung von Delegationen in Outlook finden Sie in der Microsoft-Dokumentation.

Les droits paramétrables sur BlueMind sont identiques à ceux proposés par Outlook. Je nach den gewählten Optionen kann der Delegierte :

Beispiel

Doc Team hat June Osborne als Beauftragte mit den Rechten „In meinem Namen schreiben“ und „Nachrichten zu Einladungen empfangen und beantworten“ ernannt:

June Osborne erhält somit die an Doc Team gesendete Einladung per E-Mail und kann darauf antworten:

Der Veranstalter Black Panther sieht, dass die Antwort von der Beauftragten von Doc Team gesendet wurde:

Synchronisierung

Einstellungen, die Sie in den Voreinstellungen von BlueMind vornehmen, werden sofort in Outlook übernommen und umgekehrt.

Weiterführende Informationen​

Lesen Sie die BlueMind-Dokumentation in Verbindung mit