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Version: 5.4

Ein Treffen organisieren

Mit dem BlueMind Terminkalender können Sie einmalige oder wiederkehrende Veranstaltungen organisieren, einen Raum oder Material reservieren und eine Videokonferenz hinzufügen.

Nutzer und Ressourcen hinzufügen​

Une fois l'évènement créé, aller dans la partie droite de la fiche, et taper les premières lettres des utilisateurs ou des groupes qui sont invités - l'autocomplétion proposera l'ensemble des utilisateurs de l'organisation.

Auswahl des Kalenders, der eingeladen werden soll

Une invitation ne peut être envoyée qu'au calendrier par défaut de l'utilisateur.
Lorsqu'un utilisateur a plusieurs calendriers personnels, il n'est pas possible de préciser sur quel calendrier l'invitation doit être envoyée. De même, un calendrier ne peut être invité. Seules les entités (utilisateurs, groupes, etc.) peuvent l'être.

La réservation d'une ressource, c'est-à-dire un moyen (salle de réunion, véhicule, rétroprojecteur, etc.) mis à disposition des utilisateurs, s'effectue de la même façon que les participants : aller dans la partie droite de la page et taper les premières lettres de la ressource - l'autocomplétion proposera l’ensemble des ressources partagées par l'administrateur.

Tipp

Pour indiquer si la présence de l'utilisateur est obligatoire (valeur par défaut) ou optionnelle, cliquer sur l'icône devant son nom.

Verfügbarkeiten überprüfen​

Lorsqu'un utilisateur ou une ressource parmi les participants n'est pas disponible sur le créneau horaire choisi, un message d'alerte apparaît en haut de la fiche.

Pour chercher un créneau horaire sur lequel l'ensemble des utilisateurs et des ressources soient disponibles, aller sur l'onglet "Recherche de disponibilités".

BlueMind schlägt automatisch den ersten verfügbaren Zeitrahmen vor, der grün und rot umrahmt ist und auf dem Datum basiert, das Sie in das Formular eingegeben haben. Pour aller automatiquement au prochain créneau, cliquer sur "Autopick next" en bas à gauche

Sie können den Slot auch per Drag & Drop mit der Maus verschieben und ihn durch Ziehen der grünen oder roten Linie unabhängig voneinander verkleinern oder vergrößern.

Tipp

Comme indiqué dans la légende, les zones gris clair correspondent aux plages horaires hors temps de travail telles que définies par l'utilisateur dans les paramètres de son agenda. Les zones bleues correspondent aux évènements où l'utilisateur est noté comme "occupé"

Videokonferenz hinzufügen​

BlueMind bietet die Möglichkeit, Videokonferenzen mit Veranstaltungen zu verknüpfen, mit Hilfe verschiedener Lösungen:

info

Cette fonctionnalité doit tout d'abord être installée par les administrateurs qui la mettent à disposition des utilisateurs.

Um eine Videokonferenz zu einer Besprechung hinzuzufügen, gehen Sie auf "Videokonferenz hinzufügen". Wenn ein externer Dienst vom Administrator zusätzlich zum BlueMind Visio Dienst installiert wurde, bietet die Schaltfläche eine Dropdown-Liste zur Auswahl des zu verwendenden Dienstes:

Ein Link wird automatisch zum Ereignis hinzugefügt, mit einem begleitenden Text, wenn er von den Administratoren eingestellt wurde:

Mit den beiden Symbolen neben dem Ereignis können Sie :

  • Löschen einer Videokonferenz aus dem Ereignis
  • Adresse in die Zwischenablage des Computers kopieren
Hinzufügen einer Webex-Videokonferenz

Lors de l'ajout d'une visioconférence Webex, une popup s'ouvre, vous demandant de vous connecter avec une adresse électronique :

Il s'agit de l'adresse e-mail de votre compte utilisateur Webex. Wenn Sie kein Webex-Konto haben, wenden Sie sich bitte an Ihre Administratoren.

⚠️ Wenn kein Popup erscheint, stellen Sie sicher, dass Ihr Browser und/oder eine Erweiterung das Öffnen des Popups nicht blockiert oder dass es nicht im Hintergrund geöffnet wurde.

Ein wiederkehrendes Treffen erstellen​

Wie jedes Ereignis ermöglicht der BlueMind Kalender die Wiederholung eines Treffens in regelmäßigen Abständen.

Um die Wiederholung einer Besprechung einzurichten, siehe Konfigurieren der Wiederholung eines Ereignisses

Einladungen versenden​

Une fois la réunion paramétrée, cliquer sur pour enregistrer la réunion et envoyer les invitations.

Für jeden Benutzer wird das Meeting zu seinem Kalender hinzugefügt und er erhält eine Benachrichtigung per E-Mail. Il peut ainsi valider sa participation via l'Agenda ou la Messagerie.

Für Ressourcen gibt es 2 mögliche Fälle je nach gewählter Reservierungsrichtlinie:

  • Die automatische Buchung ist aktiviert: Je nach Verfügbarkeit wird die Buchung der Ressource freigegeben oder abgelehnt. Der Organisator erhält eine E-Mail-Benachrichtigung von der Ressource.
  • Automatische Reservierung ist nicht aktiviert: Der Ressourcenmanager erhält eine Benachrichtigung über die Reservierungsanfrage. Sobald die Anfrage validiert oder abgelehnt wurde, erhält der Organisator eine E-Mail-Benachrichtigung vom Verwalter der Ressource.

Verwaltung von Beteiligungen​

L'organisateur, ou son délégué (voir Delegationen verwalten), reçoit les réponses aux invitations par e-mail.

Er kann auch die Antworten direkt in der Agenda einsehen, indem er auf die Veranstaltung klickt:

  • Benutzer, die ihre Teilnahme bestätigt haben, werden schwarz angezeigt
  • Benutzer in Wartestellung (oder mit Antwort „vielleicht“) sind grau dargestellt
  • Benutzer, die die Veranstaltung abgelehnt haben, werden grau und durchgestrichen angezeigt
  • les utilisateurs ayant proposé un nouvel horaire apparaissent en italique et avec la proposition de nouvel horaire
Teilnahme von Gästen über eine Einladungsweiterleitung

Teilnehmer, die nach einer Einladungsweiterleitung eingeladen wurden, werden automatisch zur Liste hinzugefügt, mit dem Status ihrer Antwort.

Es ist auch zu beachten, dass in diesem Fall im Gegensatz zum Bearbeiten einer Besprechung die Option, die neue Teilnehmerliste an alle Gäste zu senden, nicht möglich ist. So erscheinen die neuen Gäste nur im Kalender des Organisators und in ihrem eigenen.

Vorschläge für einen neuen Stundenplan verwalten​

Lorsqu'un utilisateur envoie une proposition un nouvel horaire, l'organisateur, ou son délégué (voir Delegationen verwalten), peut accepter ou refuser la proposition via la notification reçue par mail ou dans la barre d'actions de son Agenda :

  • Wenn der Organisator die Proposition akzeptiert :
    • die Versammlung wird geändert
    • alle Teilnehmer erhalten eine E-Mail mit der Änderung des Ereignisses.
  • Wenn der Organisator den Vorschlag ablehnt :
    • die Versammlung ist unverändert
    • Der Teilnehmer, der einen Vorschlag gemacht hat, erhält eine Nachricht, dass der Organisator den Vorschlag abgelehnt hat.
    • Der Vorschlag verschwindet aus dem Kalender-Popup, in dem er erschienen war.
    • die anderen Teilnehmer erhalten nichts

Ein Meeting bearbeiten​

Der Organisator kann eine Konferenz jederzeit ändern, duplizieren oder löschen. Weitere Informationen finden Sie unter Bearbeiten eines Treffens als Organisator

Hinweis

Die Gäste können auch ihre eigene Ansicht eines Treffens ändern. Die Änderungen des Veranstalters haben jedoch Vorrang. Weitere Informationen finden Sie unter Bearbeiten einer Konferenz als Gast.

Weiterführende Informationen​

Lesen Sie die BlueMind-Dokumentation in Verbindung mit

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