Freigegebenen Postfächer bearbeiten (alte Version)

Freigegebenen Postfächer, auch einfach "Shared Mailbox" oder "Service-Postfächer" genannt, sind Postfächer, die nicht namentlich gekennzeichnet sind: Die Benutzer sind ihnen zugeordnet und teilen die darin enthaltenen Nachrichten. Die Benutzer greifen auf die Mailbox zu und nutzen sie entsprechend den ihnen zugewiesenen Rechten (siehe Freigegebene Boxen bearbeiten > Freigabe und Delegation): Es ist nicht möglich, sich mit einer gemeinsam genutzten Mailbox bei BlueMind anzumelden.

Teilen des Lesestatus

Der Lesestatus einer Nachricht ist boxspezifisch. Daher teilen sich die Benutzer den Lesestatus der Nachrichten in einer freigegebenen Box: Wenn einer der Berechtigten eine Nachricht abruft, wird diese für alle anderen Benutzer auf "gelesen" gesetzt.

Wenn eine Nachricht beispielsweise immer noch als "ungelesen" angezeigt wird, bedeutet dies, dass sie noch niemand gelesen hat oder dass ein Nutzer sie gelesen und dann absichtlich wieder auf "ungelesen" gesetzt hat.

Weitere Informationen finden Sie unter Abonnieren und Nutzung von Shared Boxes.

Gründung

Einstellung der bisherigen gemeinsamen Postfächer

Ab BlueMind 5.5 ist es nicht mehr möglich, freigegebene Postfächer, wie sie bisher existierten, als einfache E-Mail-Postfächer anzulegen. Freigestellte Postfächer sind nun vollwertige Postfächer: Sie verfügen über Adressbücher, Kalender und Aufgabenlisten und bieten somit mehr Funktionen sowie eine bessere Kompatibilität mit Outlook.MIGRATIONDie gemeinsamen Postfächer der alten Versionen sind weiterhin vorhanden und können nach wie vor verwaltet werden (siehe unten). Ein Werkzeug für die Konvertierung in die neue Art von Shared Boxes wird in Kürze verfügbar sein..

MIGRATION

Die alten Shared Boxes existieren noch und sind noch verwaltbar (siehe unten). Ein Werkzeug für die Konvertierung in die neue Art von Shared Boxes wird in Kürze verfügbar sein..

Verwaltung

General

Auf dieser Registerkarte finden Sie die wichtigsten Einstellungen der gemeinsamen Box.

Mailbox

• Name : Der Name des gemeinsamen Kastens wird bei der Erstellung vergeben und kann nicht geändert werden
• Delegation : Die Organisationseinheit, zu der der Kasten gehört
• Quote : Die maximale Größe, die der Kasten erreichen kann

• BlueMind Adresslisten ausblenden: das Postfach existiert, ist aber weder in den Autovervollständigungen (Webmail-Dialer oder Kalender) noch im Telefonbuch sichtbar. Ihre Adresse kann jedoch von den Administratoren oder denjenigen, die sie kennen, verwendet werden.

• Mail-Routing : Die Art (oder das Fehlen) des Postfachs
• E-Mail-Adresse : Der freigegebene Posteingang kann beliebig viele E-Mail-Aliase haben, entweder auf einem, einigen oder allen verfügbaren Aliasen der Domänen
• Speicherserver : Der Server, über den der Posteingang verwaltet wird

Automatischer Anrufbeantworter

In diesem Abschnitt können Sie den Anrufbeantworter von die geteilte Boxaktivieren oder deaktivieren.

Füllen Sie die Felder aus:

• Betreff (obligatorisch) : Betreff der gesendeten E-Mail
• Nachricht (optional) : Inhalt der gesendeten Nachricht
• Start- und Enddatum (optional)
  • Wenn kein Startdatum angegeben ist, schaltet sich der Anrufbeantworter ein, sobald die neuen Einstellungen gespeichert sind.
  • Wenn kein Enddatum angegeben ist, bleibt der Anrufbeantworter aktiv, bis die Abwesenheitsansage deaktiviert wird

Anschließend auf "Speichern" klicken.

Speichern der Einstellungen

Wenn der Anrufbeantworter deaktiviert wird, werden die letzten Einstellungen gespeichert und bei der erneuten Aktivierung wiederhergestellt.

Sobald die automatische Antwortfunktion aktiviert ist, wird bei Eingang einer Nachricht im Posteingang des E-Mail-Kontos dem Absender automatisch eine E-Mail gesendet, entsprechend dem festgelegten Zeitraum und den eingestellten Informationen.

Häufigkeit automatischer Antworten

Innerhalb eines Zeitraums von 3 Tagen wird eine einzige Abwesenheitsnotiz als Antwort an dieselbe Person (E-Mail-Adresse) gesendet.

Wenn der Benutzer in diesem Zeitraum seinen Anrufbeantworter deaktiviert und dann wieder aktiviert, ohne Betreff oder Inhalt seiner Nachricht zu ändern, erhalten Personen, die bereits eine automatische Antwort erhalten haben, keine neue, und die Zeit wird fortgesetzt, wo sie aufgehört hatte.

Beispiel:

• Benutzer A schaltet seinen Anrufbeantworter ein
• er erhält am Tag T eine E-Mail von Benutzer B, eine Abwesenheitsmeldung wird ausgegeben, der 3-Tage-Zähler beginnt.
• Der Benutzer schaltet seinen Anrufbeantworter an T+1 ab.
• er erhält eine neue E-Mail von B, es wird keine Abwesenheitsnachricht ausgegeben
• Der Nutzer schaltet seinen Anrufbeantworter am Tag T+2 wieder identisch ein.
• Er erhält dann eine E-Mail von B: Der Anrufbeantworter geht davon aus, dass es immer noch D+2 ist, es wird keine Abwesenheitsnachricht ausgegeben.

Informationen

Diese Registerkarte zeigt die Informationen, die auf dem Eintrag im Verzeichnis für die geteilte Boxangezeigt werden.

Firmenunterschrift

Diese Daten können auch für die Implementierung von Unternehmensunterschriften verwendet werden.

Der Administrator kann hier Informationen wie Telefonnummern und Postadressen eingeben oder ein Foto zuweisen, das im gesamten BlueMind verwendet wird (Kontaktdatenblatt, Einladung zu einer Veranstaltung usw.).

Wer kann die Informationen bearbeiten?

Die Kontaktinformationen entsprechen dem internen BlueMind-Verzeichnis und sind für alle Benutzer der Lösung zugänglich. Aus diesem Grund kann nur ein Administrator mit der entsprechenden Rolle diese Informationen ändern: Benutzer, selbst mit vollem Freigaberecht für die Box, können sie nicht ändern.

Filter

Unter diesem Tab können Sie Regeln für eingehende E-Mails erstellen und organisieren.

Dies funktioniert genau wie bei den Benutzerfiltern. Weitere Einzelheiten zur Verwaltung finden Sie auf der entsprechenden Seite: Anwenden von Sortierfiltern und Aktionen.

Identitäten

Der Administrator kann hier Identitäten festlegen, die von Nutzern mit Schreibrecht für die Box abgerufen werden können: Wenn der Nutzer eine dieser Identitäten auswählt, werden Name, Label und Signatur abgerufen. Dadurch müssen die Benutzer die Informationen nicht erneut eingeben, wodurch das Risiko von Fehlern vermieden wird; sie können dieselbe Signatur für dasselbe Postfach verwenden, was einen besseren Kohäsion und mehr Transparenz gegenüber den Gesprächspartnern ermöglicht.

Weitere Informationen finden Sie im Benutzerhandbuch unter: Verwalten von Kontoidentitäten.

Gemeinsame Nutzung von Postfächern

die geteilte Box verfügt über umfassende Freigabe- und Delegationsrechte für seine eigene Postfach das weder geändert noch gelöscht werden kann.

Geben Sie den gewünschten Benutzer oder die gewünschte Gruppe ein und definieren Sie dann über die beiden entsprechenden Dropdown-Listen :

1. Das Recht auf Freigabe in der Mailbox :

   • Kann den freigegebenen Ordner lesen (in Outlook deaktiviert): Der angegebene Benutzer oder die angegebene Gruppe kann E-Mails, Termine, Kontakte und Aufgaben.

   • Darf den gemeinsamen Ordner bearbeiten (in Outlook deaktiviert) : Der angegebene Benutzer oder die angegebene Gruppe darf hinzufügen, löschen oder verschieben E-Mails, Termine, Kontakte und Aufgaben.

   • Kann den gemeinsamen Ordner bearbeiten und Freigaben verwalten: Zusätzlich zum Bearbeitungsrecht kann der benannte Benutzer oder die benannte Gruppe die Freigaberechte verwalten Anwendungen aus dem gemeinsamen Ordner.

   • Alle Rechte an der freigegebenen Box: Vollständige Freigabe mit vollständiger Delegierung; der benannte Benutzer oder die benannte Gruppe verfügt über alle Änderungs- und Freigaberechte Anwendungen aus dem gemeinsamen Ordner und kann Nachrichten mit der Option „Als… schreiben“ versenden.

     ℹ️ Wenn die Freigabestufe „Alle Rechte für den gemeinsamen Ordner“ ausgewählt ist, wird die Stufe „Vollständige Delegationsrechte“ automatisch aktiviert und kann nicht geändert werden.

2. Das Recht auf Delegierung :

   • Keine Delegierung: Der benannte Benutzer oder die benannte Gruppe kann keine Nachrichten über die E-Mail-Adresse des gemeinsamen Postfachs versenden.
   • Geschrieben als ich (vollständige Personifizierung): entspricht der höchsten Stufe der Delegationen.
   • Von mir geschrieben: Dies entspricht der Minimaloption für Delegierungen.
   Delegationen und Entgegennahme von Einladungen

   Sobald einem oder mehreren Benutzern eine Delegation erteilt wird, erhalten nur diese die Einladungen, die an den Kalender des gemeinsamen Postfachs gesendet werden; das Postfach selbst und Benutzer ohne Delegation erhalten diese nicht.Dies entspricht einem Recht auf Verwaltung ohne Erhalt einer Kopie durch den Beauftragenden für ein Benutzerkonto.

   Dies entspricht einem Recht auf Verwaltung ohne Erhalt einer Kopie durch den Beauftragenden für ein Benutzerkonto.

Wartung

• Konsolidieren des E-Mail-Postfachindexes: Dieser Vorgang ergänzt die aktuelle Indexierung des Postfachs, indem nur fehlende Elemente indiziert werden.
• Freigegebenes Postfach validieren und reparieren: Diese Operation umfasst eine Reihe von anderen Operationen, die die Integrität des Postfachs und seiner Daten im BlueMind-System überprüfen und bei Bedarf korrigieren: Überprüfung des Postfachs in Cyrus, der IMAP-Ordnerhierarchie, Mailfilter usw.