Zum Hauptinhalt gehen
Version: 5.6

Verwaltung von Reservierungen für Ressourcen

Ressourcen sind die Mittel der Organisation (Fahrzeuge, Besprechungsräume usw.), die den Nutzern zur Verfügung gestellt werden.

Jede Ressource verfügt über einen eigenen Kalender, damit Benutzer sie reservieren können.
Dieser Kalender wird einem oder mehreren Benutzern mit Schreibrechten zur Verwaltung der Reservierungen freigegeben. Diese Benutzer werden als Ressourcenverwalter bezeichnet.
Je nach den Einstellungen für die Reservierungsverwaltung reicht ihre Rolle von der einfachen Nachverfolgung bis hin zur Genehmigung von Anfragen:

Hinweis

Um die Reservierungen einer Ressource zu verfolgen, muss der Verwalter deren Kalender in seinem Terminkalender anzeigen

Automatische Verwaltung​

  • Das System nimmt die Anfrage je nach Verfügbarkeit automatisch an oder lehnt sie ab
    Wiederkehrende Ereignisse

    Die Richtlinie zur automatischen Reservierung gilt, wenn die Dauer der Wiederholung weniger als 12 Monate ab dem Tag der Reservierung oder der Aktualisierung des Termins beträgt (d. h. die Dauer wird ab dem Tag berechnet, an dem die Reservierung/Änderung vorgenommen wird, und nicht ab dem ersten Tag der Wiederholung).

    Wiederkehrende Ereignisse über einen längeren Zeitraum werden von der automatischen Richtlinie abgelehnt, um die Ressourcen vor "ewigen" blockierenden Buchungen zu schützen.

    Darüber hinaus wird eine Buchung nur dann akzeptiert, wenn die Ressource in den Slots ALLER Vorkommen verfügbar ist: Wenn die Ressource in mindestens einem der Vorkommen gebucht ist, wird ihre Teilnahme verweigert.

    In jedem dieser Fälle kann ein Ressourcenmanager jedoch immer noch den Status ändern, um die Annahme manuell zu erzwingen.

  • Der Benutzer und der Verwalter erhalten per E-Mail eine Benachrichtigung über die Genehmigung oder Ablehnung.
  • Der Verwalter muss keine Maßnahmen ergreifen
  • Der Termin wird im Kalender der Ressource als „bestätigt“, „vielleicht“ oder „abgelehnt“ angezeigt (sofern die Option „Abgelehnte Termine anzeigen“ in den Kalendereinstellungen aktiviert ist).

Manuelle Verwaltung​

  • Der Verwalter erhält die Reservierungsanfrage per E-Mail, und die Benachrichtigung wird in die Aktionsleiste des Kalenders aufgenommen
  • Der Termin wird im Kalender der Ressource angezeigt.
  • Der Verantwortliche muss je nach der im Kalender der Ressource festgestellten Verfügbarkeit die Anfrage annehmen, in die Warteschlange stellen, ablehnen oder einen neuen Termin vorschlagen.
  • Der Benutzer erhält per E-Mail eine Benachrichtigung über die Genehmigung oder Ablehnung.

Info

Um Überbuchungen zu vermeiden, wechselt eine Ressource, sobald ein Benutzer sie reserviert, in den Status „in Bearbeitung“ und wird für andere Benutzer als „nicht verfügbar“ angezeigt. Eine Reservierung ist jedoch weiterhin möglich. In diesem Fall erhält der Ressourcenverwalter alle Reservierungsanfragen und sieht alle Termine im Kalender der Ressource. Er muss dann die Zuweisungen verwalten.

Halbautomatische Verwaltung​

  • Wenn die Ressource verfügbar ist = Fall Nr. 1
    • Das System akzeptiert die Anfrage automatisch
    • Der Benutzer und der Verwalter erhalten die Bestätigungsbenachrichtigung per E-Mail
    • Der Verwalter muss keine Maßnahmen ergreifen
    • Der Termin wird im Kalender der Ressource als „bestätigt“ angezeigt.
  • Wenn die Ressource nicht verfügbar ist = Fall Nr. 2
    • Der Verwalter erhält die Reservierungsanfrage per E-Mail, und die Benachrichtigung wird in die Aktionsleiste des Kalenders aufgenommen
    • Der Termin erscheint im Kalender der Ressource mit dem Status „ausstehend“
    • Der Verwalter muss die Anfrage annehmen, zurückstellen, ablehnen oder einen neuen Termin vorschlagen
    • Der Benutzer erhält per E-Mail eine Benachrichtigung über die Genehmigung oder Ablehnung.
Wiederkehrende Ereignisse

Die Richtlinie zur automatischen Reservierung gilt, wenn die Dauer der Wiederholung weniger als 12 Monate ab dem Tag der Reservierung oder der Aktualisierung des Termins beträgt (d. h. die Dauer wird ab dem Tag berechnet, an dem die Reservierung/Änderung vorgenommen wird, und nicht ab dem ersten Tag der Wiederholung).

Wiederkehrende Ereignisse über einen längeren Zeitraum werden von der automatischen Richtlinie abgelehnt, um die Ressourcen vor "ewigen" blockierenden Buchungen zu schützen.

Darüber hinaus wird eine Buchung nur dann akzeptiert, wenn die Ressource in den Slots ALLER Vorkommen verfügbar ist: Wenn die Ressource in mindestens einem der Vorkommen gebucht ist, wird ihre Teilnahme verweigert.

In jedem dieser Fälle kann ein Ressourcenmanager jedoch immer noch den Status ändern, um die Annahme manuell zu erzwingen.

Weiterführende Informationen​

Lesen Sie die BlueMind-Dokumentation in Verbindung mit

Sehen Sie sich die BlueMind Videos in Verbindung mit