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Version: 5.4

Working with Outlook

Mail​

Les boîtes aux lettres partagées​

Il existe dans BlueMind deux types de boites aux lettres :

  • Les boîtes partagées, qui ne sont pas nominatives et n'ont pas d'identifiant de connexion : un ou plusieurs utilisateurs peuvent y être rattachés afin de les consulter ou d'écrire en leur nom.
  • Les boîtes d'utilisateurs, qui correspondent à la messagerie d'un utilisateur : elles sont nominatives et partagées par l'utilisateur lui-même (ou un ayant-droit) suivant le niveau de droit qu'il décide.
Prérequis

Seules les boîtes partagées ayant une adresse mail apparaissent dans Outlook. Dans le cas où la boîte n'apparaitrait pas, contacter l'administrateur de domaine pour demander l'ajout d'une adresse mail.

Consulter une boîte partagée​

BlueMind permet, grâce à sa fonctionnalité d'abonnement (voir Subscribing to a shared mailbox) identique à celle des calendriers et carnets d'adresses, de faire apparaître les boîtes partagées dans Outlook.

Il suffit pour cela de se connecter à son compte BlueMind depuis un navigateur, puis de se rendre dans la gestion des préférences du compte > Messagerie > section Autres boîtes aux lettres :

Once the subscription is active, the boxes are visible in Outlook, after restarting it, under the user's mailbox:

Vous pouvez retrouver plus de détails sur la procédure d'abonnement et ses incidences sur les pages dédiées :

Set up the "Sent messages" folder of the mailbox partagée​

By default, messages sent on behalf of a shared mailbox are automatically copied to its "Sent Messages" folder. In this way, the email sent will be present in the user's "Sent messages" folder AND in the shared mailbox folder.

Registry keys allow to modify this default behavior.
To find out more, contact your administrator or consult the dedicated administrator documentation: Implementing MAPI for Outlook > Paramétrage des dossiers fonctionnels des boîtes partagées

Consulter une boîte ou un dossier partagé par un utilisateur​

L'accès aux boîtes aux lettres partagées par des utilisateurs ne se fait pas de la même façon que pour les boîtes partagées génériques.

Pour faire apparaitre une boîte d'utilisateur dans Outlook :

  • se rendre dans les Paramètres du compte depuis le menu Fichier :
  • dans la fenêtre qui s'ouvre, se rendre dans l'onglet "Fichiers de données" > "Paramètres" > onglet "Avancé"
  • au moyen du bouton "Ajouter", rechercher la boite souhaitée grâce à l'identifiant ou au nom de l'utilisateur :
  • de retour dans la fenêtre des paramètres, vérifier que les cases "Utiliser le mode mis en cache" et "Télécharger les dossiers partagés" sont cochées :
  • cliquer sur OK et quitter les paramètres
  • la boite est dès lors visible dans la messagerie :
dossier partagé

Suivre la même procédure pour accéder à un dossier partagé par un utilisateur.
For further information, see Sharing a folder

Corporate signatures​

Si une signature d'entreprise est paramétrée et applicable, elle sera automatiquement ajoutée à la fin du message par le serveur après son envoi.

Signature placement​

By default, the company signature is placed at the very end of an email, after any quotes and replies, and cannot be modified. Cependant, si l'administrateur a choisi d'activer l'option adéquate, les utilisateurs peuvent choisir le placement.

Cela peut se faire en insérant des marqueurs de placement.

Afin de faciliter cette insertion, l'utilisateur peut paramétrer les marqueurs en tant que signature par défaut dans Outlook, en se rendant dans le menu Fichier > Options > Courrier > Signatures > Créer une nouvelle signature :

Select the signature as default and write it surrounded by the character strings indicated in the link above:

When drafting or replying to an email, the markers are automatically placed in the message:

It is also possible to manually insert the signature in the composer if you don't want to set it by default:

tip

Even in the case of placement by Outlook, markers can still be moved manually by the user by cut/paste if he wishes to temporarily place the signature in another location.

The signature is then inserted by the server at the location of the markers:

Using a personal signature​

Unlike webmail, BlueMind cannot detect an unmarked personal signature when using Outlook. Thus, if a personal signature is used in Outlook, the company's signature will be added to it.

It is therefore advisable not to use a personal signature when a corporate signature is present, unless it provides additional relevant and desired information, or to use placement markers (see previous section) as a signature.

Calendar​

Shared calendars​

Calendriers individuels​

Pour afficher un calendrier partagé par un utilisateur ou un calendrier de ressource, le procédé est celui du fonctionnement classique d'Outlook :

  • Use the Open Calendar menu > From the address book:
  • Search the calendar in the list or use the advanced search :
  • Double-click on a calendar in the list to add it, then click OK once you've selected the calendar(s).
  • Calendars are now added to the view. Check or uncheck the corresponding box to show or hide a calendar:
    • user calendars appear under the "Shared calendars" tree structure
    • resources appear in the "Rooms" tree structure
    • si un groupe est ajouté, ses membres apparaissent individuellement sous une arborescence au nom du groupe :

Domain calendars​

The domain calendars are special entities. To view them, you need to connect to BlueMind via a browser and subscribe to the desired calendar.

Pour cela, il suffit de suivre la procédure usuelle d'abonnement : Utiliser un calendrier partagé > S'abonner à un calendrier partagé.
Once subscribed, the calendar can be viewed in Outlook's public folders:

Videoconferencing​

L'addin BlueMind pour Outlook permet d'ajouter des visioconférences à des réunions.

From the new meeting creation window, click "Add a video conference" and choose the desired service from those available:

Note: available services depend on the work environment, they are installed and made available to users by IT administrators

The video conference is then added to the message:

  1. A video conference room is added to the participants.
  2. A link allowing all guests, internal or external, to access the video conference is added to the description, with accompanying text if set by administrators.

Delegations​

Delegations mises en place depuis les préférences BlueMind sont parfaitement compatibles avec Outlook. For more information on creating and managing delegations, see Managing delegations.

outlook delegation

Delegations can also be set up from within Outlook.
For more information on setting up and using delegations from Outlook, please refer to Microsoft documentation.

Les droits paramétrables sur BlueMind sont identiques à ceux proposés par Outlook. Depending on the options chosen, the delegate:

Example

Doc Team has appointed June Osborne as a delegate with the rights "Write on my behalf" and "Receive and reply to invitation-related emails":

June Osborne therefore receives the invitation sent to Doc Team in her mail app and can reply to it:

The organizer, Black Panther, sees that the reply was sent by Doc Team's delegate:

Synchronization

Settings made in BlueMind preferences are immediately reflected in Outlook, and vice versa.

Find out more​

Related BlueMind documentation pages