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Version: 5.4

Organizing Meetings

The BlueMind Calendar lets you organize meetings - one-off or recurring - book rooms and equipment, and add videoconferences.

Adding users and resources to a meeting​

Une fois l'évènement créé, aller dans la partie droite de la fiche, et taper les premières lettres des utilisateurs ou des groupes qui sont invités - l'autocomplétion proposera l'ensemble des utilisateurs de l'organisation.

Choice of calendar to invite

Une invitation ne peut être envoyée qu'au calendrier par défaut de l'utilisateur.
Lorsqu'un utilisateur a plusieurs calendriers personnels, il n'est pas possible de préciser sur quel calendrier l'invitation doit être envoyée. De même, un calendrier ne peut être invité. Seules les entités (utilisateurs, groupes, etc.) peuvent l'être.

La réservation d'une ressource, c'est-à-dire un moyen (salle de réunion, véhicule, rétroprojecteur, etc.) mis à disposition des utilisateurs, s'effectue de la même façon que les participants : aller dans la partie droite de la page et taper les premières lettres de la ressource - l'autocomplétion proposera l’ensemble des ressources partagées par l'administrateur.

tip

Pour indiquer si la présence de l'utilisateur est obligatoire (valeur par défaut) ou optionnelle, cliquer sur l'icône devant son nom.

Checking availability​

Lorsqu'un utilisateur ou une ressource parmi les participants n'est pas disponible sur le créneau horaire choisi, un message d'alerte apparaît en haut de la fiche.

Pour chercher un créneau horaire sur lequel l'ensemble des utilisateurs et des ressources soient disponibles, aller sur l'onglet "Recherche de disponibilités".

BlueMind automatically suggests the first available time slot - between a green and a red line - based on the date entered in the event details page. Pour aller automatiquement au prochain créneau, cliquer sur "Autopick next" en bas à gauche

You can also use your mouse to move the whole slot using drag-and-drop and/or extend or reduce it by clicking either line and sliding it.

tip

Comme indiqué dans la légende, les zones gris clair correspondent aux plages horaires hors temps de travail telles que définies par l'utilisateur dans les paramètres de son agenda. Les zones bleues correspondent aux évènements où l'utilisateur est noté comme "occupé"

Adding videoconferences​

BlueMind offers several solutions for linking videoconferences to events:

info

Cette fonctionnalité doit tout d'abord être installée par les administrateurs qui la mettent à disposition des utilisateurs.

To link a videoconference to a meeting, go to "Add a videoconference". If an external service is installed by the administrator in addition to the BlueMind Visio service, the button offers a drop-down list to choose the service to be used:

A link is added automatically to the event, with accompanying text if set by administrators:

The two icons next to the event are used to:

  • delete the videoconference
  • copy the address to your computer's clipboard
Webex videoconferencing adding

Lors de l'ajout d'une visioconférence Webex, une popup s'ouvre, vous demandant de vous connecter avec une adresse électronique :

Il s'agit de l'adresse e-mail de votre compte utilisateur Webex. If you don't have a Webex account, please contact your administrators.

⚠️ If no popup appears, check that your browser and/or an extension are not blocking it or that it hasn't been opened in the background.

Creating a recurring meeting​

Like any event, the BlueMind agenda lets you repeat a meeting at regular intervals.

To set the recurrence of a meeting, see Configure the recurrence of an event

Sending invitations​

Once your meeting details are complete, click to save and send the invitations.

For each user, the meeting is added to their calendar and they receive an email notification. Il peut ainsi valider sa participation via l'Agenda ou la Messagerie.

For resources, there are two possibilities depending on your system's booking policy:

  • automatic booking is enabled: depending on its availability, the booking is confirmed or declined. The organizer receives an email notification from the resource
  • automatic booking isn't enabled: the resource's manager receives a booking request. Once they confirm or decline it, the organizer receives an email notification from the resource's manager.

Managing attendees​

L'organisateur, ou son délégué (voir Managing delegations), reçoit les réponses aux invitations par e-mail.

He can also consult the answers directly in the Agenda by clicking on the event:

  • Users who have accepted the invitation are shown in black
  • Users whose response is pending (or have replied tentatively) are grayed out
  • Users who have declined the invitation are shown in gray and struck out
  • les utilisateurs ayant proposé un nouvel horaire apparaissent en italique et avec la proposition de nouvel horaire
Guest participation through invitation forwarding

Participants invited through an invitation forwarding are automatically added to the list, with the status of their response.

It should also be noted that in this case, unlike editing a meeting, the option to send the new list of participants to all guests is not possible. In this way, new guests only appear in the organizer's calendar and their own.

Managing new schedule proposals​

Lorsqu'un utilisateur envoie une proposition un nouvel horaire, l'organisateur, ou son délégué (voir Managing delegations), peut accepter ou refuser la proposition via la notification reçue par mail ou dans la barre d'actions de son Agenda :

  • If the organizer accepts the new proposed time:
    • the meeting is changed
    • all attendees receive an email with the changes.
  • If the organizer rejects the proposed new time:
    • the meeting isn't changed
    • the attendee who made the proposal receives an email notifying them of the organizer's refusal
    • the proposal disappears from the pop-up in the calendars where it was shown
    • other attendees do not receive anything

Editing a meeting​

The organizer can modify, duplicate or delete a meeting at any time. For further details, see Editing a meeting as the organizer

note

Guests can also modify their own view of a meeting. However, the organizer's modifications take precedence. For further details, see Editing events as a guest.

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