Introducing Contacts
BlueMind uses address books to manage contacts.
These address books can be synchronized with mail software (Outlook, Thunderbird) and smartphones (iPhone, Android, etc. depending on device possibilities) are organized in 2 categories:
Il est également possible d'envoyer un message ou d'appeler un contact directement depuis sa fiche, d'indexer les contacts avec les catégories, de créer des listes de distribution, de partager les contacts entre groupes ou utilisateurs ainsi que d'accéder à un carnet d'adresses d'entreprise.
Accessing the Contacts application
You can access the Contacts application from the main BlueMind navigation ribbon.
Navigating the Tasks application
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: dans la 1ère colonne se trouvent, sous le bouton « Nouveau contact », la liste des carnets accessibles par l'utilisateur (ses carnets d'adresses personnels et ceux auxquels il est abonné) ainsi que la liste des catégories, permettant de retrouver rapidement les contacts indexés (voir ci-dessous) -
: The second column shows the contacts from the address book selected in the first column💡 The vertical alphabet on the left-hand side of the area makes it easier to navigate through contacts, and letters with contacts are highlighted in bold black for greater visibility.
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: The third column, the main display area, shows the contact card for the contact selected in the second column.
: Identifying contact types
BlueMind has different types of contacts: personal or group, personal or shared. Their functionalities and address book membership vary according to their nature.
| Contact Type | Usage |
|---|---|
| INTERNAL USERS Members of your organization  | Carnet d'adresses : Les utilisateurs internes sont créés par l'administrateur et font partis de l'Annuaire On peut : - Creating and Sending a message au contact - envoyer une invitation à une réunion avec ou sans visioconférence au contact - intégrer le contact à une liste de distribution On ne peut pas : - éditer la fiche du contact. They are created and managed by your administrator |
| EXTERNAL USERS Users outside your organization, e. g. service providers.  | Carnet d'adresses : - Les utilisateurs externes créés par l'administrateur font partis de l'Annuaire - Les utilisateurs externes créés par l'utilisateur font partis des carnets personnels On peut : - Creating and Sending a message au contact - envoyer une invitation à une réunion avec ou sans visioconférence au contact - créer et éditer la fiche du contact des carnets personnels - intégrer le contact à une liste de distribution On ne peut pas : - éditer la fiche du contact de l'annuaire. They are created and managed by your administrator |
| DISTRIBUTION LISTS Lists with several users with common needs or objectives  | Carnet d'adresses : Les listes de distribution sont créées par l'utilisateur et font parties des carnets personnels On peut: - Creating and Sending a message à l'ensemble des membres de la liste - envoyer une invitation à une réunion avec ou sans visioconférence à l'ensemble des membres de la liste - créer et éditer une liste de distribution On ne peut pas : - afficher l'agenda des membres de la liste |
| USER GROUPS A group brings together several users with common needs or objectives.   | Carnet d'adresses : Les groupes sont créés par l'administrateur et font parties de l'Annuaire On peut : - envoyer une invitation à une réunion avec ou sans visioconférence à l'ensemble des membres du groupe - afficher l'agenda de l'ensemble des membres du groupe - Creating and Sending a message à l'ensemble des membres d'un groupe avec une adresse mail - les membres d'un groupe avec une adresse mail peuvent recevoir les messages envoyés au groupe sur leur adresse mail nominative On ne peut pas : - envoyer d'e-mail aux membres du groupe sans adresse mail |
| LES BOITES PARTAGEES Ce sont des boites aux lettres communes à plusieurs utilisateurs ou groupes d'utilisateurs.  | Carnet d'adresses : Les boîtes aux lettres partagées sont créées par l'administrateur et font parties de l'Annuaire On peut : - Creating and Sending a message à l'ensemble des membres de la boîte aux lettres partagée - les membres peuvent recevoir, consulter (voire gérer) les messages et dossiers de la boîte aux lettres partagée - les membres (avec des droits étendus) peuvent écrire au nom de la boîte aux lettres partagée(voir Subscribing and using shared mailboxes) On ne peut pas : - envoyer d'invitation à la boîte aux lettres partagée - afficher l'agenda de la boite aux lettres partagée |
| RESOURCES Organization facilities or tools available to users, e.g. meeting rooms.  | Carnet d'adresses : Les ressources sont créées par l'administrateur et font parties de l'Annuaire On peut : - réserver la ressource - l'administrateur et/ou gestionnaire de la ressource peut gérer les réservations On ne peut pas : - éditer la fiche contact de la ressource. They are created and managed by your administrator |
Searching or filtering contacts
The search engine
The search engine allows you to search for contacts by keyword: enter a word and validate with the Enter key or the magnifier button
:
To quit the search, click on a notebook to return to it.
Search engine:
- across all currently displayed address books, and only those address books
- across all fields in the contact profiles
Filtering by tag
Il est possible d'associer des mots-clés aux contacts : les catégories.
Pour rechercher les fiches associées à une catégorie, cliquer sur celle-ci dans la colonne de gauche (voir ci-dessus) :
↳ The corresponding records are then searched in all the notebooks currently displayed in the application.
To quit the search, click on a notebook or another category.