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E-Mail-Unterschriften von Unternehmen

Mit der Anwendung zur Verwaltung von Firmenunterschriften können automatische Unterschriften definiert werden, die nach verschiedenen Kriterien für alle oder einige Benutzer gelten.

Außerdem ist es möglich, eine Haftungsausschluss-Nachricht einzurichten, die im Englischen allgemein als Disclaimer bekannt ist: Diese Meldung, die zusätzlich zur Unterschrift allen Nachrichten ohne Bedingungen hinzugefügt wird, ermöglicht es, allen E-Mails, die von den Benutzern der Domain gesendet werden, verschiedene (kommerzielle, rechtliche, ökologische usw.) Informationen hinzuzufügen.

info

Firmenunterschriften sind nicht mit S/MIME kompatibel. Signierten oder verschlüsselten E-Mails wird keine Unterschrift und kein Disclaimer hinzugefügt.

Installieren der Anwendung​

Installieren der Anwendung​

Um die neue Anwendung zu installieren, installieren Sie die erforderlichen Pakete auf dem BlueMind-Server und starten Sie anschließend BlueMind neu:

aptitude install bm-plugin-core-signature bm-signature bm-plugin-hps-signature
bmctl restart

Zugriff auf die Anwendung​

Die Verwaltung der Unterschriften erfolgt über eine spezielle BlueMind-Anwendung und nicht direkt über die Administrationskonsole. Daher muss der Superadministrator admin0 Benutzer oder Administratoren benennen, die auf die Anwendung zugreifen (oder den Zugriff delegieren) können, um Domainunterschriften zu verwalten.

Vergeben Sie dazu einfach die neue Rolle "Firmenunterschriften verwalten" an einen Benutzer oder eine Gruppe von Benutzern auf die übliche Weise (siehe Benutzer – Die Rollen:

Nach Zuweisung der Rolle und ggf. nach erneuter Anmeldung kann der Benutzer auf die Anwendung wie auf andere BlueMind-Anwendungen über deren Hauptbanner zugreifen:

Die Anwendung verwenden​

Die Hauptansicht der Anwendung ist in 3 Teile gegliedert:

  1. die oben am Bildschirmrand befindlichen Schaltflächen für die wichtigsten Aktionen ermöglichen das Erstellen, Ordnen und Testen von Unterschriften
  2. die Liste der Unterschriften mit ihren Hauptmerkmalen:
    • Bezeichnung
    • Status: aktiviert, deaktiviert, programmiert
    • Absender, für die sie gelten
    • Betroffene Empfänger
    • Schaltflächen zum Bearbeiten/Löschen
  3. Der Disclaimer: Er hat die gleichen Eigenschaften wie eine Signatur, kann aber nicht entfernt werden. Ein Disclaimer ist standardmäßig vorhanden, wenn das Modul installiert wird, er aber bleibt leer und inaktiv, bis er parametriert wird.

Erstellen einer Unterschrift​

Um eine Unterschrift hinzuzufügen, klicken Sie auf oben links auf der Seite:

Das Erstellungs-/Bearbeitungsformular wird vorgeschlagen:

  • Unterschrift-Label: Name, der der Unterschrift zugewiesen wird, damit sie in der Liste identifiziert werden kann. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld.
  • Aktiviert: Kontrollkästchen zum Aktivieren oder Deaktivieren der Unterschrift
  • Absender: Die Unterschrift gilt für ausgehende Nachrichten, die von den angegebenen Personen erstellt wurden:
    • Alle Absender: alle Benutzer der BlueMind Domain
    • Absender ist: ein Eingabefeld wird hinzugefügt, in das mit Hilfe der Autovervollständigung eine oder mehrere Entitäten eingetragen werden können (Benutzer oder geteilte Posteingänge).
    • Absender ist Mitglied von: ein Eingabefeld wird hinzugefügt, in das mit Hilfe der Autovervollständigung eine oder mehrere Gruppen eingefügt werden kann/können. Die Unterschrift wird Nutzern hinzugefügt, die Mitglieder einer oder mehrerer dieser Gruppen sind. Beispiel: Eine spezielle Signatur für Mitglieder der Gruppe "Support", die auf Hilfeanfragen antworten, eine gemeinsame Signatur für Mitglieder der Gruppen "Handel" und "Kommunikation", die auf Kundenanfragen antworten.
    • Der Absender ist kein Mitglied von: Ein Eingabefeld wird hinzugefügt, in das mit Hilfe der Autovervollständigung eine oder mehrere Gruppen eingetragen werden können. Die Signatur wird Nutzern hinzugefügt, die keiner dieser Gruppen angehören. Beispiel: eine Unterschrift für alle Nutzer, die nicht zur Geschäftsleitung gehören, eine Unterschrift für alle nicht-technischen Nutzer, d. h. die nicht zu den Gruppen "Support" und "Entwicklung" gehören.
  • Empfänger: Die Unterschrift gilt für Nachrichten an bestimmte Personen:
    • Alle Empfänger: wird auf alle Nachrichten angewendet
    • Nur interne Empfänger: wird nur zu Nachrichten hinzugefügt, die an Benutzer der Domain gesendet werden
    • Mindestens ein externer Empfänger: wird zu Nachrichten hinzugefügt, bei denen mindestens eine der Empfängeradressen (an oder cc) außerhalb der Domain liegt
info

Wer wird die Unterschrift sehen?

Die Unterschrift wird in die Nachricht eingefügt und alle Empfängern dieser Nachricht erhalten sie.

Es genügt also, wenn nur eines der Absender- und Empfängerpaare die Anforderungen erfüllt, um die Unterschrift für alle Empfänger sichtbar zu machen.

Zum Beispiel wird eine Unterschrift mit den folgenden Kriterien erstellt:

  • Absender: ist ein Mitglied von "Vertrieb"
  • Empfänger: extern

Die kaufmännische Leiterin Christiane (christiane@bluemind.loc) schreibt eine E-Mail mit mehreren Empfängern:

\==> Die Absenderin ist Mitglied der Vertriebsgruppe und der Kunde hat eine externe Adresse \==> die Unterschrift wird der Nachricht hinzugefügt, alle Empfänger der Nachricht können sie sehen: der Kunde, Bernard und Jean-Claude.

  • Erweiterte Optionen: Durch Anklicken dieser Zone öffnet sich ein Feld, das den Zugriff auf weitere Optionen ermöglicht:

    • Gültigkeitsdauer der Unterschrift: Zeitraum, in dem die Unterschrift aktiviert wird; dies ermöglicht es, Unterschriften im Voraus zu programmieren und/oder sie temporär zu machen:
      • Permanent: Die Unterschrift gilt, solange sie aktiviert ist
      • Ab: Die Unterschrift gilt ab einschließlich dem angegebenen Datum bis zur Deaktivierung
      • Bis: Die Unterschrift gilt ab ihrer Aktivierung bis einschließlich des angegebenen Datums
      • Zeitraum: Die Unterschrift gilt ab dem ersten angegebenen Datum bis zum zweiten. Diese Daten sind im Anwendungszeitraum enthalten.
    • Dem Benutzer das Setzen der Unterschrift erlauben: Der Nutzer kann die Signatur an der gewünschten Stelle platzieren (vor oder nach der Nachricht, auf die er antwortet).
    note

    Im alten BlueMind-Webmailer sowie in Client-Software von Drittanbietern (Thunderbird, Handys, usw.) kann der Benutzer die folgenden Markierungen in der von ihm verfassten Nachricht setzen: -=+=-=+=- vor der Unterschrift und +=-=+=-=+ danach. Wenn eine verschiebbare Unternehmenssignatur anwendbar ist, werden diese beiden Markierungen sowie der Inhalt durch die Unternehmenssignatur ersetzt. Um die Nutzung zu erleichtern, kann der Nutzer diese Markierungen direkt in seine persönliche Unterschrift setzen.

  • Vorherige Vorkommen löschen löscht beim Beantworten eines Nachrichten-Threads die vorherigen Vorkommen der Unterschrift des Benutzers

  • HTML-Unterschrift: Unterschrift, die den in diesem Format gesendeten Nachrichten hinzugefügt wird.

    • Mit dem WYSIWYG-Editor kann eine Unterschrift erstellt oder per Kopieren/Einfügen aus einer anderen Quelle importiert werden (Webdesignsoftware, Kopie aus einer HTML-Seite oder einer E-Mail usw.)
      • Die Schaltfläche  ermöglicht das Umschalten in den HTML-Code-Bearbeitungsmodus
      • Das Dropdown-Menü  ermöglicht das Einfügen von Variablen (siehe Kasten unten)
      • Das Symbol  am Ende der Zeile ermöglicht den Import des in einer Datei (Textdatei, html-Seite...) enthaltenen HTML-Codes
    tip

    Beim Importieren einer HTML-Datei wird die Textunterschrift automatisch generiert, wenn die Unterschrift leer ist.

  • Textunterschrift: einfache Unterschrift, die den im Textformat gesendeten Nachrichten hinzugefügt wird

    • Das Symbol  erzeugt die Textunterschrift aus der HTML-Unterschrift
    • Das Symbol  am Ende der Zeile ermöglicht es, den in einer Datei enthaltenen Text zu importieren

Klicken Sie auf  um die Unterschrift zu speichern und das Formular zu verlassen.

tip

Wird das Popup ohne vorherige Speicherung geschlossen (Kreuz in der rechten oberen Ecke oder Klick außerhalb des Popups), erscheint ein Bestätigungsfenster, in dem Sie gefragt werden, ob Sie das Popup beenden und die Änderungen verlieren oder zum Bearbeitungs-Popup zurückkehren möchten.

Die Variablen​

Es ist möglich, Variablen zu verwenden, um die Unterschrift je nach Absender anzupassen, damit die Unterschrift z.B. für jeden Benutzer gleich aussieht, aber der Name, die Telefonnummer und die Adresse der Person, die die E-Mail sendet, in der Nachricht erscheint.

Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Variable hinzuzufügen:

  1. den entsprechenden Code beginnend mit "#{„ schreiben, die Autovervollständigung schlägt Ihnen dann während des Schriebens die möglichen Variablen vor:

  1. verwenden Sie die Dropdown-Liste und wählen Sie die gewünschte Variable aus:

Die Variablen entsprechen den Feldern im Benutzerstammsatz (ausgefüllt durch den Administrator oder durch AD/LDAP-Synchronisation). Diese Informationen findet man in der Kontaktdatei, wenn das Domain-Verzeichnis aufgerufen wird:

  • #{formattedName}: vollständiger Name, bestehend aus Präfix+Vorname+anderer Name+Nachname+Suffix
  • #{gender}: Geschlecht
  • #{Name.Präfixe}: Präfix
  • #{Name.Suffix}: Suffix
  • #{name.givenNames}: Vorname
  • #{name.familyNames}: Nachname
  • #{name.additionalNames}: weiterer Name
  • #{email}: E-Mail Adresse
  • #{impp}: Instant Messaging Hinweis: Wenn mehrere Instant-Messaging-Felder im Benutzerstammsatz ausgefüllt sind, wird das erste in der Liste verwendet.
  • #{{tel.home}: Telefon privat
  • #{tel.work}: Telefon geschäftlich
  • #{{tel.cell}: Mobiltelefon
  • #{streetAddress}: Straße
  • #{region}: Region
  • #{postOfficeBox}: Posteingang
  • #{postalCode}: Postleitzahl
  • #{locality}: Stadt
  • #{extendedAddress}: Adresszusatz
  • #{countryName}: Land
  • #{url}: Website
  • #{role}: Funktion/Posten
  • #{title}: Titel
  • #{division}: Abteilung (im Buchungskreis
  • #{Abteilung} : Abteilung (in der Firma)
  • #{company}: Firma
  • #{Assistent}: Name des Assistenten
  • #{manager}: Name der verantwortlichen Person
  • #{fax.work} : Faxnummer geschäftlich
  • #{fax.home}: Faxnummer privat

Bedingte Blöcke​

Wenn eine Variable nicht im Benutzerstammsatz eingetragen ist, erscheint dort ein Leerzeichen.

Um dies zu vermeiden, kann ein bedingter Block platziert werden: Wenn die Variable im Benutzerdatensatz nicht ausgefüllt ist, wird der gesamte Block nicht in der Unterschrift erscheinen.

Einen bedingten Block hinzufügen: Markieren Sie den gewünschten Text und klicken Sie dann auf die Schaltfläche :

In diesem Beispiel haben die Signaturen von Benutzern mit einem Handy und einem Festnetztelefon zwei Zeilen mit ihren Nummern, Benutzer, die nur ein Festnetztelefon haben, haben eine Zeile mit ihrer Nummer und Benutzer ohne Telefon haben eine leere Zeile (#{tel.work}, die nicht bedingt ist) zwischen ihrem Namen und dem BlueMind-Logo.

tip

Bedingte Blöcke können ebenso wie Variablen auch in Textunterschriften verwendet werden.

Die aus der obigen HTML-Unterschrift generierte Textversion:

Unterschriften ordnen​

Unterschriften gelten in der Reihenfolge, in der sie aufgeführt sind. Es kann daher wichtig sein, sie in eine genaue Reihenfolge zu bringen, denn sollte eine Nachricht mehreren Fällen entsprechen, gilt die zuerst gefundene.

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In diesem Beispiel haben wir:

  • BM all: aktiv
  • Dokumentation: inaktiv
  • Geschäftsführung: aktiv

Wenn Paul Atréides schreiben will, entspricht er den 2 Filtern "Geschäftsführung" und "BM all" (alle Absender): da "Geschäftsführung" vorangestellt ist, wird seine Unterschrift die der Geschäftsführung sein.

Wenn ein Mitglied der Gruppe "Dokumentation" schreiben möchte, entspricht dies den 2 Filtern "Dokumentation" und "BM all" : Als erstes kommt "Dokumentation", ist aber deaktiviert, sodass es die globale Signatur "BM all" ist, die an seine E-Mails angehängt wird.

Ordnen der Liste:

  • Auf eine Unterschrift klicken
  • Verwenden Sie die Pfeile  am oberen Rand der Seite, um sie nach oben oder unten zu verschieben

Eine Unterschrift aktivieren​

Eine Unterschrift gilt nur, wenn sie aktiviert ist.

tip

Standardmäßig ist die Erstellung einer neuen Unterschrift deaktiviert, sie wird erst wirksam, wenn sie ausdrücklich aktiviert wurde.

Eine Unterschrift aktivieren:

  • Öffnen Sie das Bearbeitungsformular
  • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Aktiviert":
  • Speichern

Die auf der Startseite der Anwendung sichtbaren Aktivierungsstatus sind:

  •  inaktive Unterschrift
  •  aktive Unterschrift
  •  aktive Unterschrift mit definiertem Zeitraum und in Anwendung begriffen
  •  aktive Unterschrift mit definiertem, aber nicht aktuellem Zeitraum (vergangener oder zukünftiger Zeitraum)

Eine Unterschrift bearbeiten​

Klicken Sie auf der Hauptseite der Anwendung auf das Symbol  der Zeile der zu bearbeitenden Unterschrift, um das Bearbeitungsformular anzuzeigen. Dieses Formular ist identisch mit dem Erstellungsformular (siehe oben).

Nach Abschluss der Änderungen klicken Sie auf "Speichern".

Eine Unterschrift löschen:

  • Klicken Sie auf das Symbol  der Zeile, die der zu löschenden Unterschrift entspricht
  • Die Bestätigungsanfrage validieren

Eine Unterschrift kopieren und als Vorlage für eine andere Unterschrift verwenden:

  • wählen Sie die gewünschte Unterschrift aus
  • klicken Sie auf oben auf der Seite

Es wird sofort eine neue Unterschrift mit dem Namen "Kopie von...", gefolgt von dem Namen der ursprünglichen Unterschrift, erstellt.

Es ist möglich, eine Unterschrift zu testen, um das tatsächliche Ergebnis der verschiedenen Versionen (HTML oder Text) innerhalb einer Nachricht zu sehen:

  • Wählen Sie die gewünschte Unterschrift aus der Liste aus
  • Klicken Sie auf  oben auf der Seite

Eine E-Mail wird an den Administrator der Unterschrift gesendet, die beide Formate (HTML und Text) enthält, gefolgt von einem Disclaimer, falls vorhanden:

Erstellen und Bearbeiten des Disclaimers​

Diese Botschaft wird, wenn sie aktiviert ist, unabhängig vom Absender zusätzlich zur persönlichen oder Firmenunterschrift in die Nachricht eingefügt.

Dabei kann es sich um eine rechtliche Information (über die Vertraulichkeit der Informationen), eine kommerzielle Nachricht (Kontaktdaten des Unternehmens oder aktuelle Werbeaktionen) oder einen Umweltschutz-Hinweis (eine Nachricht, die dazu auffordert, die E-Mail nicht auszudrucken) handeln.

Ein Disclaimer ist standardmäßig vorhanden, wenn das Modul installiert wird, er aber bleibt leer und inaktiv, bis er parametriert wird.

Wie bei den Unterschriften wird auch hier das Bearbeitungsformular durch Klicken auf das Symbol  aufgerufen:

Bis auf wenige Ausnahmen ist das Formular identisch mit dem Unterschriftformular:

  • Das Etikett und die Absender können nicht geändert werden, es heißt immer "Disclaimer" und gilt für alle Absender

  • Es gibt keine Gültigkeitsdauer und es wird so lange angewendet, wie es aktiv ist

  • Empfänger: 3 Auswahlmöglichkeiten bestehen:

    • Alle Empfänger
    • Nur interne Empfänger
    • Mindestens ein externer Empfänger

  • HTML-Unterschrift: HTML-Code der Unterschrift, die den im HTML-Format gesendeten Nachrichten hinzugefügt wird.

    • Es wird derselbe WYSIWYG-Editor wie für Unterschriften vorgeschlagen und es ist möglich, einen Disclaimer in einem umfangreichen Format zu erstellen.
    • Das Symbol  am Zeilenende ermöglicht auch hier das Importieren von HTML-Code, der in einer Datei enthalten ist
    tip

    Beim Importieren einer HTML-Datei wird die Textunterschrift automatisch generiert, wenn sie leer ist.

  • Textunterschrift: einfache Unterschrift, die den im Textformat gesendeten Nachrichten hinzugefügt wird Das Symbol  am Ende der Zeile ermöglicht den Import des in einer Datei enthaltenen HTML-Codes.

Verwendung einer Firmenunterschrift​

Die Nutzer sehen die Unterschrift in ihrem Fenster zum Verfassen von Nachrichten:

Weitere Informationen über die benutzerseitige Bedienung können Sie der Benutzerdokumentation entnehmen:

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