Éditer les ressources

BlueMind permet de gérer, de même que les agendas individuels ou de groupes, les agendas de ressources (véhicules, salles, vidéo-projecteurs...).

L'administrateur peut définir de nouveaux types de ressources et déléguer la gestion des ressources à des utilisateurs.

Comme pour les agendas de personnes, la fonctionnalité disponible/occupé permet la recherche de disponibilités de ressources.

Créer une ressource

Pour créer une nouvelle ressource :

1. Depuis la page d'accueil de la gestion de l'annuaire, cliquer sur "Créer une ressource" ou depuis la liste des entrées d'annuaire utiliser le bouton Nouveau > Ressource :
   

2. Renseigner les informations de la nouvelle ressource dans la popup qui s'ouvre :
   
   💡 Seuls le nom et l'adresse sont obligatoires.

   L'adresse est automatiquement complétée lors de la saisie du nom, veuillez vous assurer avant de valider qu'elle ne contient pas de caractères spéciaux (majuscules, accents...)

3. Sélectionner le type de ressource

4. Cacher des listes d'adresses BlueMind : la ressource existe mais n'est visible ni dans les autocomplétions (composeur du webmail ou calendrier), ni dans l'annuaire. Son adresse peut tout de même être utilisée par les administrateurs ou par ceux qui la connaissent.

5. Désigner le(s) administrateur(s) de la ressource

6. Cliquer sur « Créer » pour une création simple et directe ou cliquer sur « Créer & éditer » pour créer la ressource et accéder aux options de configuration.

Éditer une ressource

Pour éditer une ressource, cliquer sur la ligne correspondante dans la liste des entrées de l'annuaire.

Général

La page d'édition permet de modifier les informations générales de la ressource (nom, photo, délégation, adresse de messagerie, description) :

• Nom : le nom de la ressource est modifiable à tout moment
• Type : attribué lors de la création, il ne peut pas être modifié
• Politique de réservation : voir ci-après
• Photo : cliquer dans le cadre pour positionner une image d'illustration. Elle sera visible dans l'annuaire ainsi que dans le calendrier ou encore le webmail.
• Délégation : l'unité d'organisation à laquelle la ressource appartient
• Adresse électronique : les adresses de courrier sont utilisées par le calendrier pour envoyer les invitations et mises à jour d'événements mais les ressources ne possèdent pas de boîte de messagerie associée, il n'est pas possible de leur envoyer de message
• Description : apparait dans la fiche de la ressource dans l'annuaire

• Cacher des listes d'adresses BlueMind : la ressource existe mais n'est visible ni dans les autocomplétions (composeur du webmail ou calendrier), ni dans l'annuaire. Son adresse peut tout de même être utilisée par les administrateurs ou par ceux qui la connaissent.

Politique de réservation

Le champ Politique de réservation permet aux administrateurs d'autoriser ou empêcher les réservations multiples (surbooking) pour une ressource. Deux types de fonctionnement sont donc possibles :

• Validation par le gestionnaire de ressources : le statut de participation de la ressource reste en attente jusqu'à ce que le gestionnaire (personne ayant reçu le droit de partage adéquat) accepte ou refuse l'invitation.
• Accepter automatiquement : la participation est automatiquement validée si la ressource est disponible sur le créneau demandé (plage horaire ouvrée et aucune autre réservation acceptée). Le gestionnaire de la ressource reçoit tout de même un e-mail de demande de réservation pour information.
  • Refuser automatiquement : le gestionnaire de la ressource reçoit une demande mais la participation est automatiquement refusée si la ressource n'est pas disponible sur le créneau demandé.
    Le refus est indissociable de l'acceptation. Cela permet d'accepter automatiquement les réservations sur un créneau disponible tout en laissant l'arbitrage au gestionnaire lorsque la ressource n'est pas disponible (organiser une réunion tardive, faire passer en priorité une 2ᵉ demande plus importante, etc.)

Événements récurrents

La politique de réservation automatique ne peut s'appliquer qu'aux événements ponctuels : les événements récurrents restent soumis à la validation par un gestionnaire.

remarque

À noter que seuls les administrateurs ont accès à ce paramétrage, les gestionnaires de ressources restent des utilisateurs à qui l'on a donné le droit de modifier le calendrier de la ressource (accepter/refuser/modifier des rendez-vous).

Autre

Cette section, lorsqu'elle est présente, permet de personnaliser les champs spécifiques au type de ressource s'il y a lieu, par exemple le nombre de places pour une salle de réunion ou un code d'accès pour une téléconférence.

Horaires de disponibilités

L'onglet "Jours ouvrés" permet de définir des jours et horaires de disponibilités de la ressource, ainsi que la durée minimum pour laquelle elle peut être réservée (1 h, 2 h, demi-journée, journée) et son fuseau horaire :

Influence sur l'acceptation ou le refus

De même que pour inviter un utilisateur, ces informations permettront d'informer la personne souhaitant réserver la ressource mais n'empêcheront pas sa réservation en dehors des heures de disponibilités ou pour une durée plus courte.

Si une politique de refus automatique est paramétrée, la ressource refusera l'invitation. Il faudra alors demander un arbitrage par un gestionnaire de ressource.

Partage d'une ressource

L'onglet « Partage » permet de modifier ce partage (aussi appelé "partage public") et donner des droits supplémentaires à des utilisateurs ou groupes (retirer ou désigner un nouveau gestionnaire par exemple, donner le droit de visualisation du calendrier à certains utilisateurs seulement, etc.) :

Les droits possibles sont :

• Peut réserver la ressource : l'utilisateur peut faire une demande de réservation en invitant la ressource.
• Peut réserver la ressource et visualiser ses réservations : en plus du droit précédent, l'utilisateur peut voir le calendrier de la ressource.
• Peut modifier ses réservations : l'utilisateur devient gestionnaire de la ressource, il reçoit les messages de demande de réservation, il peut accepter, refuser ou modifier les événements auxquels la ressource est invitée. Il peut aussi directement écrire dans le calendrier de la ressource afin d'y créer des rendez-vous.
• Peut modifier ses réservations et gérer ses partages : en plus du droit précédent, l'utilisateur accède à la gestion des partages de la ressource afin de modifier les droits.

De même que pour les utilisateurs, cet onglet permet aussi de partager le calendrier avec l'extérieur et de gérer le partage des disponibilités.
Pour plus d'informations, consulter le chapitre Calendrier de la page "Éditer les utilisateurs".

Utilisation d'une ressource

Pour associer une ressource à un événement, il suffit de l'inviter en l'ajoutant à la liste des participants comme les autres utilisateurs lors de la création ou de la modification de l'événement. Pour plus de détails, consulter le chapitre Ajouter des utilisateurs et des ressources de la page "Organiser une réunion".

Une fois la ressource ajoutée et les invitations envoyées, les gestionnaires de la ressource peuvent, en plus de la politique de réservation automatique, accepter ou refuser la demande via leur agenda. Pour plus de détails, consulter la page dédiée du guide de l'utilisateur : Gérer les réservations de ressources.