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Participer à un évènement

Accepter l'invitation​

Lorsqu'une réunion est organisée, l'agenda BlueMind envoie systématiquement une notification par e-mail à chaque invité et ajoute la réunion à son calendrier.

L'utilisateur invité peut signifier sa participation à l'organisateur, en acceptant, en mettant en attente ou en refusant l'invitation.

Délégations

Lorsque l'organisateur a nommé un délégué, l'invitation peut être envoyée par ce dernier.
Lorsque l'invité a nommé un délégué, ce dernier peut répondre à l'invitation depuis sa messagerie.

Voir Déléguer la gestion des invitations pour plus d'informations.

Cela peut être fait:

  • directement depuis la notification reçue par e-mail,

  • en cliquant sur la réunion dans l'agenda,

  • sur la notification d'invitations qui apparait dans la barre d'actions de l'agenda

Cliquer sur la réponse adéquate puis choisir d'envoyer la réponse directement à l'organisateur ou en ajoutant une note. L'organisateur reçoit une notification des réponses par e-mail.

Réponse à une série

Pour les évènements récurrents, il est possible de répondre pour l'ensemble des réunions ou à uniquement à l'occurrence sélectionnée.

Visualiser une réunion​

Toutes les réunions auxquelles l'utilisateur est invité apparaissent dans son calendrier personnel. L'affichage de la réunion diffère en fonction de sa participation :

  • Rendez-vous accepté : couleur pleine
  • Participation à "peut-être" et "proposition de nouvel horaire" : couleur pleine entourée de pointillés
  • Rendez-vous refusé par le participant ou annulé par l'organisateur : transparence, contenu barré

Visualisation des événements supprimés

L'utilisateur peut choisir d'afficher ou non les événements refusés ou annulés, dans les paramètres de l'agenda.

Cette option n'est pas activée par défaut mais peut s'avérer utile dans le cas où l'on souhaiterait modifier sa participation à un événement refusé auparavant.

Pour voir le détail de la réunion (horaires, lieu, liste des invités, etc.), cliquer sur l'évènement :

Visualisation des statuts de participation

Seul l'organisateur - ou un utilisateur ayant des droits de lecture sur son agenda - voit le statut de participation de l'ensemble des invités se mettre à jour automatiquement dans la liste des participants, dès qu'une réponse a été envoyée.

Chaque invité voit automatiquement sa propre participation s'afficher dans la liste des participants. Le statut des autres invités ne se met à jour que dans le cas où l'organisateur renvoie une notification suite à une modification.

Proposer un nouvel horaire​

Si, lors de la création de la réunion, l'organisateur le permet, les participants peuvent également proposer un nouvel horaire.

Pour cela cliquer le menu puis "Proposition d'une nouvelle date". Pour les évènements récurrents, il est possible de proposer un nouvel horaire pour l'ensemble des évènements.

S'ouvre alors un formulaire recherche de disponibilités.

Sélectionner l'horaire souhaité et cliquer sur "Envoyer". L'organisateur reçoit alors une notification par e-mail afin de valider la proposition.

Si l'organisateur accepte, tous les participants reçoivent un e-mail de modification de l'événement.

Si l'organisateur refuse, seul participant ayant fait une proposition reçoit un message indiquant le refus de l'organisateur

Transférer l'invitation​

Il est possible pour un participant de transférer l'invitation afin d'ajouter à son tour un invité. Cela peut s'effectuer :

  1. depuis le message d'invitation reçu grâce au bouton de transfert

  2. depuis l'agenda, grâce au bouton dédié dans la fenêtre de détails de la réunion :

    Une fenêtre s'ouvre :

    • Renseigner le destinataire en effectuant une recherche dans les contacts grâce à l'autocomplétion ou en renseignant directement une adresse mail
    • Ajouter une note à son intention (facultatif)
    • Cliquer sur « Envoyer »

L'organisateur de la réunion est informé du transfert d'invitation et peut accepter ou refuser la participation du nouvel invité. Consulter la page Gérer les notifications liées aux invitations pour plus d'informations.

Modifier une réunion​

Chaque participant peut éditer sa propre vue d'une réunion. Pour plus de détails, consulter Éditer une réunion en tant qu'invité

Télécharger les pièces jointes​

Lorsqu'un événement comporte des pièces jointes, celles-ci sont disponibles à tout moment :

  • depuis l'e-mail d'invitation, dans l'encart des pièces jointes ou sous forme de liens lorsque l'une des pièces jointes est volumineuse :
  • depuis l'évènement dans l'Agenda :
Ajout d'un fichier par un participant

Un invité peut ajouter des pièces jointes à l'évènement, mais comme toute modification, celles-ci ne seront prises en compte que son calendrier. L'organisateur et les autres participants n'y auront pas accès.

Accéder à une visioconférence​

Pour accéder à une visioconférence, cliquer sur le lien disponible dans l'e-mail d'invitation ou dans la fenêtre pop-up de l'évènement :

Partage du lien

permet de copier le lien pour le partager. Toute personne ayant le lien pourra accéder à la visioconférence.

Pour aller plus loin​

Consultez la documentation BlueMind en relation

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