Déléguer la gestion des invitations
Les utilisateurs peuvent déléguer la gestion des invitations reçues sur leur calendrier par défaut à un autre utilisateur.
Celui-ci reçoit alors toutes les notifications liées aux invitations (invitations aux réunions publiques, modifications, réponses, propositions de nouvel horaire et réservations de ressources) sur sa boîte aux lettres et peut y répondre depuis sa messagerie.
Droits nécessaires
Pour qu'un utilisateur puisse gérer les invitations d'un autre utilisateur depuis sa messagerie, il doit :
-
avoir au minimum le niveau de partage "Peut modifier mes rendez-vous" sur le calendrier par défaut du délégant
-
être nommé délégué avec l'option "Reçoit mes invitations et y répond"
Évènements privés
La délégation ne concerne que la gestion des réunions publiques.
Il est cependant possible de permettre à un délégué de voir et gérer les évènements privés depuis l'Agenda, avec l'option [Peut voir mes évènements privés.
Optionnel:
- avoir les droits de lecture ou d'écriture sur la boîte aux lettres de l'utilisateur délégant, et y être abonné (voir S'abonner à une boîte aux lettres partagée)
- être abonné au calendrier du délégant, et l'afficher dans son Agenda (non obligatoire mais fortement recommandé afin de créer ou modifier des évènements pour le délégant depuis l'Agenda)
Procédure de mise en œuvre
Aucune action n'est requise. Une fois les droits nécessaires paramétrés, le délégué reçoit automatiquement les notifications liées aux invitations dans sa boîte aux lettres et peut y répondre.
Conséquences sur les notifications
Le délégué reçoit les notifications dans sa boîte de réception. Il peut répondre aux invitations pour le délégant
L'organisateur reçoit la réponse envoyée par le délégué dans sa boîte de réception
- Si le délégué a l'option Écrit de ma part, le champ expéditeur indique le nom du délégant (tel qu'indiqué dans l'identité créée par le délégué) et celui du délégué :
- Si le délégué a l'option Écrit en tant que moi, le champ expéditeur n'indique que le nom du délégant (tel qu'indiqué dans l'identité créée par le délégué) :
Le délégant - avec le paramètre par défaut "Je reçois aussi les messages" - voit la réponse envoyée par le délégué dans sa boîte de réception :
De la même façon, le délégué peut répondre à des propositions de nouvel horaire.
Le délégant ayant choisi de recevoir les messages liés aux invitations (paramétrage par défaut), peut répondre lui-même aux invitations. Dans ce cas, le délégué et l'organisateur reçoivent les notifications de réponse dans leurs boîtes de réception.
Les créations et modifications d'un évènement ainsi que les propositions de nouvel horaire s'effectuent depuis l'Agenda, avec les droits adéquats.