Abwesenheit vom Büro
Wenn Sie abwesend sind oder nicht auf E-Mails antworten können, haben Sie die Möglichkeit, einen Anrufbeantworter einzurichten oder alle empfangenen Nachrichten weiterleiten.
Den Anrufbeantworter aktivieren
Gehen Sie für die Einrichtung einer automatischen Antwort in die E-Mail-Einstellungen : Einstellungen - E-Mail - Allgemein - Abwesenheitsnachricht und aktivieren Sie die Option "Abwesenheitsnachricht aktivieren"
Füllen Sie die Felder aus:
- Betreff (erforderlich): Betreff der gesendeten E-Mail
- Nachricht (optional): Text der gesendeten Nachricht
- Start- und Enddatum (optional)
- Wenn kein Startdatum angegeben ist, wird die automatische Antwort aktiviert, sobald die neuen Einstellungen gespeichert sind.
- wenn kein Enddatum angegeben ist, bleibt der Anrufbeantworter aktiv, bis der Benutzer seine Einstellungen ändert und die Abwesenheitsnachricht deaktiviert
Sobald die Einstellungen gespeichert sind, wird, wenn der Nutzer eine Nachricht erhält, automatisch eine E-Mail an den Absender gesendet.
Bei Deaktivierung der automatischen Antwort werden die letzten Einstellungen gespeichert und können abgerufen werden, wenn die automatische Antwort wieder aktiviert werden soll.
Innerhalb eines Zeitraums von 3 Tagen wird eine einzige Abwesenheitsnotiz als Antwort an dieselbe Person (E-Mail-Adresse) gesendet.
Wenn der Benutzer die automatische Antwort während dieses Zeitraums deaktiviert und wieder aktiviert, ohne den Betreff oder den Inhalt seiner Nachricht zu ändern, erhalten Personen, die bereits eine automatische Antwort erhalten haben, keine neue Antwort. Der Countdown für den Zeitraum wird fortgesetzt.
Beispiel:
- Benutzer A aktiviert die automatische Antwort.
- Er erhält am Tag T eine E-Mail von Benutzer B. Die Abwesenheitsnotiz wird gesendet und der Countdown der 3 Tage beginnt.
- Der Benutzer deaktiviert die automatische Antwort am Tag T+1.
- Er erhält eine neue E-Mail von B. Es wird keine Abwesenheitsnotiz gesendet.
- Der Benutzer aktiviert die automatische Antwort unverändert am Tag T+2 erneut.
- Er erhält erneut eine E-Mail von B. Es wird keine Abwesenheitsnotiz gesendet, da für den Countdown von T+2 ausgegangen wird.
Empfangene Nachrichten weiterleiten
Dieses Formular gestattet, alle eingehenden Nachrichten an eine oder mehrere interne oder externe Adressen weiterzuleiten und, falls erwünscht, eine Kopie jeder Nachricht in Ihrem Posteingang zu speichern.
Gehen Sie für die Einrichtung der Weiterleitung in die E-Mail-Einstellungen : Einstellungen - E-Mail - Allgemein - E-Mails weiterleiten und aktivieren Sie die Option "Erhaltene Nachrichten weiterleiten an"
Geben Sie die E-Mail-Adresse(n) des/der Weiterleitungsempfänger(s) ein, die Autovervollständigung schlägt die Adressen in allen Notizbüchern des Benutzers (Telefonbuch, persönliche Notizbücher usw.) vor, und wählen Sie, ob Sie eine Kopie der empfangenen E-Mail behalten möchten oder nicht.