Découvrir les contacts
BlueMind propose une gestion des contacts par carnets d'adresses.
Ces carnets d'adresses, synchronisables avec les logiciels de messagerie (Outlook, Thunderbird) et les smartphones (IPhone, Android, ... selon les possibilités des appareils) sont organisés en 2 catégories :
Il est également possible d'envoyer un message ou d'appeler un contact directement depuis sa fiche, d'indexer les contacts avec les catégories, de créer des listes de distribution, de partager les contacts entre groupes ou utilisateurs ainsi que d'accéder à un carnet d'adresses d'entreprise.
Accéder aux contacts
L'accès à l'application Contacts s'effectue dans la barre de navigation principale BlueMind.
Naviguer dans l'interface
: dans la 1ère colonne se trouve, sous le bouton «Nouveau contact», la liste des carnets accessibles par l'utilisateur : ses carnets d'adresses personnels et ceux auxquels il est abonné ; ainsi que la liste des catégories, permettant de retrouver rapidement les contacts indexés
: dans la 2ᵉ colonne se trouve la liste des contacts présents dans le carnet sélectionné en 1ère colonne astuceL'alphabet vertical sur la gauche de la zone permet de naviguer plus rapidement dans les contacts, les lettres auxquelles se trouvent des contacts sont mises en évidence en noir et gras pour une meilleure visibilité.
: la 3ᵉ colonne, zone d'affichage principale, présente la fiche de l'utilisateur sélectionné en 2ᵉ colonne.
: champ de recherche
Identifier les types de contacts
BlueMind permet l'utilisation de différents types de contacts : individuel ou de groupe, personnel ou collectif. Leurs fonctionnalités et appartenances aux carnets d'adresses varient selon leur nature.
| Type de contact | Utilisation |
|---|---|
| LES UTILISATEURS INTERNES Ce sont les membres de l'organisation.  | Carnet d'adresses : Les utilisateurs internes sont créés par l'administrateur et font partis de l'Annuaire On peut : - envoyer un e-mail au contact - envoyer une invitation à une réunion avec ou sans visioconférence au contact - intégrer le contact à une liste de distribution On ne peut pas : - éditer la fiche du contact. La fiche est créée et gérée par l'administrateur |
| LES UTILISATEURS EXTERNES Il s'agit des utilisateurs non membres de l'organisation, par exemple un prestataire.  | Carnet d'adresses : - Les utilisateurs externes créés par l'administrateur font partis de l'Annuaire - Les utilisateurs externes créés par l'utilisateur font partis des carnets personnels On peut : - envoyer un e-mail au contact - envoyer une invitation à une réunion avec ou sans visioconférence au contact - créer et éditer la fiche du contact des carnets personnels - intégrer le contact à une liste de distribution On ne peut pas : - éditer la fiche du contact de l'annuaire. La fiche est créée et gérée par l'administrateur |
| LES LISTES DE DISTRIBUTION Une liste rassemble plusieurs utilisateurs avec des besoins ou des objectifs communs.  | Carnet d'adresses : Les listes de distribution sont créées par l'utilisateur et font parties des carnets personnels On peut: - envoyer un e-mail à l'ensemble des membres de la liste - envoyer une invitation à une réunion avec ou sans visioconférence à l'ensemble des membres de la liste - créer et éditer une liste de distribution On ne peut pas : - afficher l'agenda des membres de la liste |
| LES GROUPES D'UTILISATEURS Un groupe rassemble plusieurs utilisateurs avec des besoins ou des objectifs communs.   | Carnet d'adresses : Les groupes sont créés par l'administrateur et font parties de l'Annuaire On peut : - envoyer une invitation à une réunion avec ou sans visioconférence à l'ensemble des membres du groupe - afficher l'agenda de l'ensemble des membres du groupe - envoyer un e-mail à l'ensemble des membres d'un groupe avec une adresse mail - les membres d'un groupe avec une adresse mail peuvent recevoir les messages envoyés au groupe sur leur adresse mail nominative On ne peut pas : - envoyer d'e-mail aux membres du groupe sans adresse mail - envoyer d'e-mail de la part d'un groupe avec une adresse mail (ni créer d'identité avec l'adresse du groupe) |
| LES BOITES PARTAGEES Ce sont des boites aux lettres communes à plusieurs utilisateurs ou groupes d'utilisateurs.  | Carnet d'adresses : Les boîtes aux lettres partagées sont créées par l'administrateur et font parties de l'Annuaire On peut : - envoyer un e-mail à l'ensemble des membres de la boîte aux lettres partagée - les membres peuvent recevoir, consulter (voire gérer) les messages et dossiers de la boîte aux lettres partagée - les membres (avec des droits étendus) peuvent écrire au nom de la boîte aux lettres partagée On ne peut pas : - envoyer d'invitation à la boîte aux lettres partagée - afficher l'agenda de la boite aux lettres partagée |
| LES RESSOURCES Il s'agit des moyens de l'entreprise mis à disposition des utilisateurs, par exemple une salle de réunion.  | Carnet d'adresses : Les ressources sont créées par l'administrateur et font parties de l'Annuaire On peut : - réserver la ressource - l'administrateur et/ou gestionnaire de la ressource peut gérer les réservations On ne peut pas : - éditer la fiche contact de la ressource. La fiche est créée et gérée par l'administrateur |