Kontakte
BlueMind bietet eine Kontaktverwaltung nach Adressbüchern.
Diese Adressbücher, die mit E-Mail-Programmen (Outlook, Thunderbird) und Smartphones (iPhone, Android usw. – je nach den Möglichkeiten der Geräte) synchronisiert werden können, sind in 2 Kategorien eingeteilt:
Es ist auch möglich, direkt von der Karteikarte aus eine Nachricht zu senden oder einen Kontakt anzurufen, Kontakte mit Kategorien zu kennzeichnen, Verteilerlisten zu erstellen, Kontakte zwischen Gruppen oder Benutzern auszutauschen sowie auf ein Firmenadressbuch zuzugreifen.
Zugriff auf die Kontakte
Der Zugriff auf die Kontakte erfolgt über die BlueMind Hauptnavigationsleiste.
Navigation in der Benutzeroberfläche
: In der 1. Spalte befindet sich unter der Schaltfläche "Neuer Kontakt" die Liste der Notizbücher, auf die der Nutzer zugreifen kann: seine persönlichen Adressbücher und die abonnierten Adressbücher; sowie die Liste der Kategorien, mit deren Hilfe die indizierten Kontakte schnell gefunden werden können
: In der 2. Spalte befindet sich die Liste der Kontakte, die sich in dem in der 1. Spalte ausgewählten Adressbuch befinden
tipDas vertikale Alphabet auf der linken Seite des Bereichs ermöglicht eine schnellere Navigation durch die Kontakte; Buchstaben, an denen sich Kontakte befinden, werden zur besseren Übersichtlichkeit schwarz und fett hervorgehoben.
: In der 3. Spalte, dem Hauptanzeigebereich, wird die Kontaktkarte des in der zweiten Spalte ausgewählten Kontakts angezeigt.
: Suchfeld
Kontaktarten unterscheiden
BlueMind ermöglicht die Verwendung verschiedener Arten von Kontakten : individuelle oder Gruppen-Kontakte, persönliche oder kollektive Kontakte. Ihre Funktionalität und Zugehörigkeit zu Adressbüchern variiert je nach ihrer Art.
Kontakt-Art | Verwendung |
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INTERNE NUTZER Mitglieder der Organisation. ![]() | Adressbücher: Interne Benutzer werden vom Administrator erstellt und sind Teil des Verzeichnisses Folgende Aktionen sind möglich: - dem Kontakt eine E-Mail senden - dem Kontakt eine Einladung zu einem Meeting mit oder ohne Videokonferenz senden - den Kontakt in eine Verteilerliste aufnehmen Was nicht möglich ist: - den Eintrag des Kontakts bearbeiten. Dieser Eintrag wird vom Administrator erstellt und verwaltet |
EXTERNE NUTZER: Nutzer, die nicht zur Organisation gehören, wie z. B. Auftragnehmer ![]() | Adressbuch: - Vom Administrator angelegte externe Benutzer sind Teil des Verzeichnisses - Vom Benutzer angelegte externe Benutzer sind Teil der persönlichen Adressbücher Folgende Aktionen sind möglich: - dem Kontakt eine E-Mail senden - dem Kontakt eine Einladung zu einem Treffen mit oder ohne Videokonferenz senden - den Eintrag des Kontakts in den persönlichen Notizbüchern erstellen und bearbeiten - den Kontakt in eine Verteilerliste aufnehmen Was nicht möglich ist: - den Eintrag des Kontakts im Verzeichnis bearbeiten. Dieser Eintrag wird vom Administrator erstellt und verwaltet |
DIE VERTEILERLISTEN Eine Liste vereint mehrere Nutzer mit gemeinsamen Bedürfnissen oder Zielen. ![]() | Adressbücher: Verteilerlisten werden vom Benutzer erstellt und sind Teil der persönlichen Adressbücher Folgende Aktionen sind möglich: - eine E-Mail an alle Mitglieder der Liste senden - eine Einladung zu einem Meeting mit oder ohne Videokonferenz an alle Mitglieder der Liste senden - eine Verteilerliste erstellen und bearbeiten Was nicht möglich ist: - den Kalender der Mitglieder der Liste anzeigen |
NUTZER-GRUPPEN Eine Gruppe vereint mehrere Nutzer mit gemeinsamen Bedürfnissen oder Zielen. ![]() ![]() | Adressbücher: Gruppen werden vom Administrator erstellt und sind Teil des Verzeichnisses Folgende Aktionen sind möglich: - eine Einladung zu einem Meeting mit oder ohne Videokonferenz an alle Gruppenmitglieder senden - den Kalender aller Gruppenmitglieder anzeigen - eine E-Mail an alle Mitglieder einer Gruppe mit Mailbox senden - die Mitglieder einer Gruppe mit Mailbox können die an die Gruppe gesendeten Nachrichten auf ihrer namentlichen Mailbox empfangen Was nicht möglich ist: - e-Mails an Gruppenmitglieder ohne Mailbox senden - E-Mails im Namen einer Gruppe mit Mailbox senden (oder eine Identität mit der Gruppen-Mailbox erstellen) |
FREIGEGEBENE POSTFÄCHER: gemeinsame Mailboxen für mehrere Nutzer oder Nutzergruppen. ![]() | Adressbücher: Gemeinsame Postfächer werden vom Administrator erstellt und sind Teil des Verzeichnisses Folgende Aktionen sind möglich: - eine E-Mail an alle Mitglieder des gemeinsamen Postfachs senden - Mitglieder können die Nachrichten und Ordner des gemeinsamen Postfachs empfangen, einsehen (oder sogar verwalten) - Mitglieder (mit erweiterten Rechten) können im Namen des gemeinsamen Postfachs schreiben Was nicht möglich ist: - Einladungen an das freigegebene Postfach senden - den Kalender des freigegebenen Postfachs anzeigen |
RESSOURCEN: Mittel des Unternehmens, die den Nutzern zur Verfügung gestellt werden, z. B. ein Besprechungsraum. ![]() | Adressbücher: Ressourcen werden vom Administrator erstellt und sind Teil des Verzeichnisses Folgende Aktionen sind möglich: - die Ressource buchen - der Administrator und/oder Verwalter der Ressource kann die Buchungen verwalten Was nicht möglich ist: - den Kontaktdatensatz der Ressource bearbeiten. Dieser Eintrag wird vom Administrator erstellt und verwaltet |