Sharing Mailboxes
Users can share their mailbox with members of the organization so that they can view messages and folders, edit them and even, depending on the access rights level assigned, manage mailbox shares.
To grant another organization user the right to send messages using their email address, the user must create a delegation.
Administrators of shared mailboxes - meaning users with the maximum management rights - can also modify the shares.
Sharing your mailbox
You can share your mailbox with other users so that they can view messages and folders, edit them and even manage mailbox shares.
To do this, go to the messaging settings: Preferences > Mail> My mailbox
Then click on 'Manage my shares' to open the share management pop-up window. :
In the pop-up window, search for the user or user group by typing the first letters - autocompletion will suggest all available users and then Select sharing level desired.
Managing the shares of other mailboxes
As an administrator, users can also manage shares of individual mailshares (shared by a user) or collective mailshares (created by the administrator) for which they have the appropriate rights and to which they are subscribed.
To do this, go to the mail settings: Preferences > Mail > Other mailboxes
Then click on the share icon 
to open the share management pop-up window:
In the pop-up window, search for the user or user group by typing the first letters - autocompletion will suggest all available users and then Select sharing level desired.
Selecting sharing level
The possible rights are the same for all shared mailboxes, whether it is an individual mailbox shared by a user, or a collective one created by the administrator - except for write permissions: for a user to be able to send messages from an individual mailbox, a delegation must be created.
Droits possibles | Boîtes aux lettres individuelles | Boîtes aux lettres collectives |
|---|---|---|
| N'a aucun droit | = aucun partage : L'utilisateur ne pourra pas voir la boîte aux lettres. Cette option peut permettre de supprimer des droits de lecture et d'écriture. | |
⚠ Si une délégation existe, celle-ci continue d'être active. Le délégué peut donc toujours envoyer des messages avec l'adresse mail de l'utilisateur. | ||
| Peut lire ma boîte aux lettres | = droits de lecture : Après s'être abonné, l'utilisateur désigné peut consulter les messages de la boîte aux lettres partagée | |
| Peut modifier ma boîte aux lettres | = droits de modification : En plus des droits précédents, l'utilisateur désigné peut modifier les messages et les dossiers (suppression, déplacement d'un dossier à l'autre, etc.). | = droits d'écriture : En plus des droits précédents, l'utilisateur désigné peut modifier les messages et les dossiers (suppression, déplacement d'un dossier à l'autre, etc.). Il peut également se créer une identité afin d'envoyer des messages avec l'adresse électronique de la boîte aux lettres partagée |
| Peut modifier ma boîte aux lettres et gérer mes partages | = droits de gestion : En plus des droits précédents, l'utilisateur désigné peut modifier les partages de la boîte aux lettres partagée. | |
When the delegated administrator of a shared mailbox assigns a lower level of rights than that defined by the domain administrator, it will not be taken into account. For more information, see the possible sharing rights when creating a shared mailbox.
Refer to the page Using Shared Mailboxes for more information on the possible uses of shared mailboxes.