Éditer les boîtes aux lettres partagées

Les boîtes aux lettres partagées, aussi nommées « boites partagées », « boites de service » ou « boites fonctionnelles », sont des boîtes aux lettres qui ne sont pas nominatives : les utilisateurs y sont rattachés et partagent les messages qu'elles contiennent.
Les utilisateurs accèdent à la boîte et l'utilisent selon les droits qui leur sont attribués (voir paragraphe Partages)

Partage du statut de lecture

Les utilisateurs partagent le statut de lecture des messages : lorsqu'un des ayants droit consulte un message, celui-ci passe en "lu" pour tous les autres utilisateurs. Ainsi, si un message est toujours indiqué "non lu", cela indique que personne n'en a encore pris connaissance, ou qu'un utilisateur l'a lu puis volontairement repassé en "non lu" afin qu'il soit traité ou consulté.

Pour plus d'informations, voir, Utiliser une boîte aux lettres partagée.

Création

Pour créer une nouvelle boîte aux lettres partagée :

1. Depuis la page d'accueil de la gestion de l'annuaire, cliquer sur "Créer une boîte aux lettres partagée" ou depuis la liste des entrées d'annuaire utiliser le bouton Nouveau > Boîte aux lettres partagée :
   

2. Saisir le nom de la boîte aux lettres dans la popup qui s'ouvre :
   

3. Cocher l'option "Adresse mail" si souhaité :

   • Si l'option est cochée, le compte de messagerie est activé et une adresse par défaut non modifiable basée sur le login est automatiquement créée.
     Pour ajouter des alias, cliquer sur  en fin de ligne.

   • Si l'option est décochée, elle se comportera comme un simple dossier : les utilisateurs pourront l'utiliser pour y placer des messages (en les déplaçant ou copiant depuis leur messagerie par exemple) mais elle ne pourra pas servir à recevoir ni envoyer de courrier.

   ⚠️ Synchronisation Outlook

   Les boîtes partagées sans adresse mail n'apparaissent pas dans les clients Outlook

4. Cliquer sur « Créer » pour une création simple et directe ou cliquer sur « Créer & éditer » pour créer la boîte aux lettres partagée et accéder aux options de configuration.

Administration

Général

Cet onglet présente les paramètres principaux ainsi que le répondeur automatique.

Boîte de messagerie

• Nom : le nom de la boîte partagée est attribué lors de sa création, il ne peut pas être modifié
• Délégation : l'unité d'organisation à laquelle la boîte appartient
• Quota : la taille maximale que la boîte peut atteindre

• Cacher des listes d'adresses BlueMind : la boîte existe mais n'est visible ni dans les autocomplétions (composeur du webmail ou calendrier), ni dans l'annuaire. Son adresse peut tout de même être utilisée par les administrateurs ou par ceux qui la connaissent.

• Routage du courrier : le type (ou l'absence) de messagerie
• Adresse électronique : la boîte partagée peut posséder autant d'alias de messagerie que souhaité, sur l'un, l'autre ou tous les alias de domaines disponibles
• Serveur de stockage : serveur par lequel la boîte est gérée

remarque

Comme pour tout utilisateur ou groupe, on peut choisir de ne pas faire apparaître une boîte partagée dans l'annuaire. Pour cela cocher la case "Cacher des listes d'adresses BlueMind".

Répondeur automatique

De même que pour une boîte d'utilisateur, lorsque la réponse automatique est activée et pour la période déterminée, un mail sera automatiquement envoyé à l'expéditeur lorsque la boîte recevra un message.

• Les dates de début et de fin ne sont pas obligatoires :
  • si aucune date de début n'est spécifiée, le répondeur s'active dès l'enregistrement des nouveaux paramètres
  • si aucune date de fin n'est spécifiée, le répondeur reste actif jusqu'à ce que l'utilisateur modifie ses paramètres et sélectionne "Ne pas envoyer de réponses automatiques"
• Lorsque l'utilisateur clique sur la zone de saisie d'une date, un calendrier d'aide au choix de la date s'affiche
• Le sujet est optionnel : s'il n'est pas rempli, un message avec un objet vide sera envoyé
• Le contenu du message est obligatoire, il apparaitra dans le corps du message envoyé.

Fréquence d'envoi

Un seul message d'absence est envoyé en réponse à une même personne (adresse mail) pour une période de 3 jours.

Si l'utilisateur désactive puis réactive son répondeur pendant cette période sans modifier l'objet ou le contenu de son message, les personnes ayant déjà reçu une réponse automatique n'en recevront pas une nouvelle, le décompte pour la période reprenant là où il s'était arrêté.

Informations

Cet onglet présente les informations qui seront affichées sur la fiche de l'annuaire pour la boîte partagée.

De même que pour les utilisateurs, l'administrateur peut saisir ici des informations telles que les numéros de téléphone et adresses postales ou affecter une image (avatar) qui sera réutilisée dans l'ensemble des applications (contacts mais aussi messagerie lors de la présentation des fiches).

Qui peut modifier les informations ?

Les données de contact correspondent à l'annuaire interne de BlueMind et sont accessibles à l'ensemble des utilisateurs de la solution. Pour cette raison, l'administrateur est le seul à pouvoir modifier ces informations : les utilisateurs, même ayant un droit de partage complet sur la boîte, ne peuvent pas les modifier.

Filtres

Cet onglet permet de créer et organiser des règles s'appliquant sur le courrier entrant.

Le fonctionnement est identique aux filtres utilisateurs. Vous pouvez consulter la page dédiée pour plus de détails sur leur gestion : Appliquer des filtres de tri et actions.

Identités

L'administrateur peut ici définir des identités qui pourront être récupérées par les utilisateurs ayant le droit d'écriture sur la boîte : lorsque l'utilisateur choisit une de ces identités, les nom, label et signature sont récupérés. Ainsi les utilisateurs n'ont pas à re-saisir les informations eux-mêmes, évitant ainsi le risque d'erreur, et peuvent partager une même signature pour une même boîte, permettant une meilleure cohésion et une transparence avec les interlocuteurs.

Pour plus de détails, consulter la page du Guide de l'utilisateur : Gérer les identités du compte.

Partages

Cet onglet permet de gérer les options de partage de la boîte aux lettres avec les utilisateurs.

Les droits possibles pour une boîte partagée sont :

• Peut lire les messages : les utilisateurs peuvent consulter les emails ;
• Peut modifier les messages : les utilisateurs peuvent modifier (ajouter, supprimer, déplacer...) les emails et écrire au nom de la boîte partagée ;
• Peut modifier les messages et gérer les partages : en plus du droit de modification, les utilisateurs peuvent gérer les droits de partage de la boite.

Pour plus d'informations, voir, Utiliser une boîte aux lettres partagée.

Maintenance

• Consolider l'index de la boîte aux lettres : cette opération complète l'indexation actuelle de la boîte en indexant les éléments manquants uniquement
• Valider et réparer la boîte partagée : cette opération regroupe un ensemble d'autres opérations qui vérifient et corrigent si besoin l'intégrité de la boîte et de ses données dans le système BlueMind : vérification de la boîte de messagerie dans Cyrus, de la hiérarchie de dossiers IMAP, filtres de messagerie, etc.