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Ressourcenreservierungen verwalten

Die Ressourcen sind die Mittel der Organisation (Fahrzeuge, Besprechungsräume, usw.), die den Benutzern zur Verfügung gestellt werden.

Jede Ressource hat ihren eigenen Kalender, so dass die Nutzer sie buchen können. Dieser Kalender wird geteilt mit einem oder mehreren Benutzern mit Schreibrechten zur Verwaltung von Reservierungen. Diese Benutzer werden als Ressourcenmanager bezeichnet. Je nach Einstellung des Reservierungsmanagements reicht ihre Rolle von der einfachen Überwachung bis zur Validierung von Anfragen.

Hinweis

Um Reservierungen einer Ressource zu verfolgen, muss der Manager ihren Kalender in seinem eigenen Kalender anzeigen](/guide_de_l_utilisateur/l_agenda/./afficher_plusieurs_calendriers.md)

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Wiederkehrende Ereignisse

Die unten beschriebene automatische Reservierungspolitik, sei sie vollständig oder teilweise, kann nur auf einmalige Veranstaltungen angewendet werden: Wiederkehrende Ereignisse unterliegen weiterhin der Genehmigung durch einen Manager.

Fall 1: Die vollautomatische Verwaltung von Buchungen​

  • Das System nimmt den Antrag automatisch an oder lehnt ihn ab, je nach Verfügbarkeit.
  • Der Nutzer und der Verwalter erhalten die Benachrichtigung über die Genehmigung oder Ablehnung per E-Mail.
  • Der Verwalter hat keine Aktion durchzuführen
  • Das Ereignis wird im Kalender der Ressource als "akzeptiert" oder "möglicherweise" oder "abgelehnt" angezeigt (wenn die Option "Abgelehnte Ereignisse anzeigen" in den Agendaeinstellungen aktiviert ist)

Fall 2: Die Verwaltung der Reservierungen erfolgt nicht automatisch.​

  • Der Manager erhält die Buchungsanfrage per E-Mail und die Benachrichtigung wird in die Aktionsleiste des Kalenders eingefügt.
  • Die Veranstaltung erscheint im Kalender der Ressource.
  • Der Manager muss abhängig von der im Kalender der Ressource festgestellten Verfügbarkeit die Anfrage akzeptieren, in Wartestellung setzen, ablehnen oder einen neuen Zeitplan vorschlagen
  • Der Nutzer erhält die Benachrichtigung über die Genehmigung oder Ablehnung per E-Mail.

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Um Überbuchungen zu vermeiden, wird die Ressource, sobald ein Nutzer sie bucht, in den Status "Wartend" versetzt und erscheint für andere Nutzer als "nicht verfügbar". Eine Reservierung ist jedoch weiterhin möglich. In diesem Fall erhält der Verwalter der Ressource alle Buchungsanfragen und sieht alle Ereignisse im Kalender der Ressource. Er muss dann die Zuweisungen verwalten.

Fall 3: Die Verwaltung der Reservierungen ist teilweise automatisch: nur die Annahme erfolgt automatisch.​

  • Wenn die Ressource verfügbar ist = Fall 1
    • Das System akzeptiert den Antrag automatisch.
    • Der Nutzer und der Verwalter erhalten die Bestätigung per E-Mail.
    • Der Verwalter hat keine Aktion durchzuführen
    • Die Veranstaltung erscheint im Kalender der Ressource als "validiert".
  • Wenn die Ressource nicht verfügbar ist = Fall 2
    • Der Manager erhält die Buchungsanfrage per E-Mail und die Benachrichtigung wird in die Aktionsleiste des Kalenders eingefügt.
    • Das Ereignis erscheint im Kalender der Ressource mit dem Status "in Erwartung".
    • Der Verwalter muss die Anfrage annehmen, in die Wartschlange stellen, ablehnen oder einen neuen Zeitplan vorschlagen
    • Der Nutzer erhält die Benachrichtigung über die Genehmigung oder Ablehnung per E-Mail.

Für weitere Informationen​

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