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Ein Treffen organisieren

Mit dem BlueMind Terminkalender können Sie einmalige oder wiederkehrende Veranstaltungen organisieren, einen Raum oder Material reservieren und eine Videokonferenz hinzufügen.

Benutzer und Ressourcen hinzufügen​

Nachdem das Ereignis erstellt wurde, gehen Sie auf den rechten Teil des Blatts und geben Sie die ersten Buchstaben der Benutzer oder Gruppen ein, die eingeladen sind - die Autovervollständigung schlägt alle Benutzer der Organisation vor.

Auswahl des Kalenders, der eingeladen werden soll

Eine Einladung kann nur an den Standardkalender des Benutzers gesendet werden. Wenn ein Benutzer mehrere persönliche Kalender hat, kann nicht angegeben werden, auf welchem Kalender die Einladung gesendet werden soll. Ebenso kann ein Kalender nicht eingeladen werden. Nur Entitäten (Nutzer, Gruppen usw.) können mit einer solchen Option versehen werden.

Die Reservierung einer Ressource, d.h. eines Mittels (Besprechungsraum, Fahrzeug, Projektor usw.), das den Benutzern zur Verfügung gestellt wird, erfolgt auf die gleiche Weise wie bei den Teilnehmern. Gehen Sie zur rechten Seite und geben Sie die ersten Buchstaben der Ressource ein - die Autovervollständigung wird alle vom Administrator freigegebenen Ressourcen vorschlagen.

Tipp

Um anzugeben, ob die Anwesenheit des Benutzers obligatorisch (Standardwert) oder optional ist, klicken Sie auf das Symbol neben seinem Namen.

Verfügbarkeiten überprüfen​

Wenn ein Benutzer oder eine Ressource unter den Teilnehmern nicht verfügbar ist zu der gewählten Uhrzeit, erscheint eine Warnmeldung oben auf dem Blatt.

Um einen Zeitpunkt zu finden, an dem alle Benutzer und Ressourcen verfügbar sind, gehen Sie auf das Register "Verfügbarkeit suchen".

BlueMind schlägt automatisch den ersten verfügbaren Zeitrahmen vor, der grün und rot umrahmt ist und auf dem Datum basiert, das Sie in das Formular eingegeben haben. Um automatisch zum nächsten Zeitpunkt zu gelangen, klicken Sie auf "Automatische Auswahl des nächsten" unten links

Sie können den Slot auch per Drag & Drop mit der Maus verschieben und ihn durch Ziehen der grünen oder roten Linie unabhängig voneinander verkleinern oder vergrößern.

Tipp

Wie in der Legende beschrieben entsprechen die hellgrauen Zonen den Arbeitszeitfenstern, die vom Benutzer in den Einstellungen seines Kalenders definiert wurden. Die blauen Zonen entsprechen den Ereignissen, bei denen der Benutzer als "beschäftigt" markiert ist

Videokonferenz hinzufügen​

BlueMind bietet die Möglichkeit, Videokonferenzen mit Veranstaltungen zu verknüpfen.

Kompatible Systeme sind :

  • BlueMind Video (integrierter SAAS-Dienst seit BlueMind 4.6.0)
  • Einer der folgenden externen Dienste:
    • LifeSize
    • Jitsi
    • Teams
    • Webex
    • Zoom
info

Diese Funktion muss zunächst von den Administratoren installiert werden, die sie dann den Nutzern zur Verfügung stellen.

Um eine Videokonferenz zu einer Besprechung hinzuzufügen, gehen Sie auf "Videokonferenz hinzufügen". Wenn ein externer Dienst vom Administrator zusätzlich zum BlueMind Visio Dienst installiert wurde, bietet die Schaltfläche eine Dropdown-Liste zur Auswahl des zu verwendenden Dienstes:

Ein Link wird automatisch zum Ereignis hinzugefügt, mit einem begleitenden Text, wenn er von den Administratoren eingestellt wurde:

Mit den beiden Symbolen neben dem Ereignis können Sie :

  • Löschen einer Videokonferenz aus dem Ereignis
  • Adresse in die Zwischenablage des Computers kopieren
Hinzufügen einer Webex-Videokonferenz

Beim Hinzufügen einer Webex-Videokonferenz öffnet sich ein Popup, in dem Sie aufgefordert werden, sich mit einer E-Mail-Adresse anzumelden:

Es handelt sich um die E-Mail-Adresse Ihres Webex-Benutzerkontos. Wenn Sie kein Webex-Konto haben, wenden Sie sich bitte an Ihre Administratoren.

⚠️ Wenn kein Popup erscheint, stellen Sie sicher, dass Ihr Browser und/oder eine Erweiterung das Öffnen des Popups nicht blockiert oder dass es nicht im Hintergrund geöffnet wurde.

Wiederkehrende Besprechung erstellen​

Wie jedes Ereignis ermöglicht der BlueMind Kalender die Wiederholung eines Treffens in regelmäßigen Abständen.

Um die Wiederholung einer Besprechung einzurichten, siehe Konfigurieren der Wiederholung eines Ereignisses

Einladungen senden​

Une fois la réunion paramétrée, cliquer sur pour enregistrer la réunion et envoyer les invitations.

Für jeden Benutzer wird das Meeting zu seinem Kalender hinzugefügt und er erhält eine Benachrichtigung per E-Mail. Er kann seine Teilnahme über den Kalender oder die Nachrichtenfunktion bestätigen.

Für Ressourcen gibt es 2 mögliche Fälle je nach gewählter Reservierungsrichtlinie:

  • Die automatische Buchung ist aktiviert: Je nach Verfügbarkeit wird die Buchung der Ressource freigegeben oder abgelehnt. Der Organisator erhält eine E-Mail-Benachrichtigung von der Ressource.
  • Automatische Reservierung ist nicht aktiviert: Der Ressourcenmanager erhält eine Benachrichtigung über die Reservierungsanfrage. Sobald die Anfrage validiert oder abgelehnt wurde, erhält der Organisator eine E-Mail-Benachrichtigung vom Verwalter der Ressource.

Teilnahmen verwalten​

Der Organisator oder sein Beauftragter (siehe Delegationen verwalten) erhält Antworten auf Einladungen per E-Mail.

Er kann auch die Antworten direkt in der Agenda einsehen, indem er auf die Veranstaltung klickt:

  • Benutzer, die ihre Teilnahme bestätigt haben, werden schwarz angezeigt
  • Benutzer in Wartestellung (oder mit Antwort „vielleicht“) sind grau dargestellt
  • Benutzer, die die Veranstaltung abgelehnt haben, werden grau und durchgestrichen angezeigt
  • die Benutzer, die einen neuen Zeitplan vorgeschlagen haben, sind kursiv und mit dem Vorschlag eines neuen Zeitplans markiert
Teilnahme von Gästen über eine Einladungsweiterleitung

Teilnehmer, die nach einer Einladungsweiterleitung eingeladen wurden, werden automatisch zur Liste hinzugefügt, mit dem Status ihrer Antwort.

Es ist auch zu beachten, dass in diesem Fall im Gegensatz zum Bearbeiten einer Besprechung die Option, die neue Teilnehmerliste an alle Gäste zu senden, nicht möglich ist. So erscheinen die neuen Gäste nur im Kalender des Organisators und in ihrem eigenen.

Neue Zeitvorschläge verwalten​

Wenn ein Benutzer einen Vorschlag für einen neuen Zeitplan sendet, kann der Organisator oder sein Delegierter (siehe Delegationen verwalten) den Vorschlag akzeptieren oder ablehnen über die per E-Mail erhaltene Benachrichtigung oder in der Aktionsleiste seines Kalenders:

  • Wenn der Organisator die Proposition akzeptiert :
    • die Versammlung wird geändert
    • alle Teilnehmer erhalten eine E-Mail mit der Änderung des Ereignisses.
  • Wenn der Organisator den Vorschlag ablehnt :
    • die Versammlung ist unverändert
    • Der Teilnehmer, der einen Vorschlag gemacht hat, erhält eine Nachricht, dass der Organisator den Vorschlag abgelehnt hat.
    • Der Vorschlag verschwindet aus dem Kalender-Popup, in dem er erschienen war.
    • die anderen Teilnehmer erhalten nichts

Meeting bearbeiten​

Der Organisator kann eine Konferenz jederzeit ändern, duplizieren oder löschen. Für weitere Details siehe Eine Besprechung als Organisator bearbeiten

Hinweis

Die Gäste können auch ihre eigene Ansicht eines Treffens ändern. Die Änderungen des Veranstalters haben jedoch Vorrang. Für weitere Details siehe Eine Besprechung als Teilnehmer bearbeiten.

Für weitere Informationen​

Lesen Sie die BlueMind-Dokumentation in Verbindung mit

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