Ressourcen-Buchungen verwalten

Ressourcen sind die Mittel der Organisation (Fahrzeuge, Besprechungsräume usw.), die den Nutzern zur Verfügung gestellt werden.

Jede Ressource hat ihren eigenen Kalender, damit die Nutzer sie buchen können. Dieser Kalender wird für einen oder mehrere Benutzer mit Schreibrechten freigegeben, um die Buchungen zu verwalten. Diese Nutzer werden als Ressourcenmanager bezeichnet. Je nach Einstellung der Buchungsverwaltung reicht ihre Rolle von der einfachen Überwachung bis hin zur Bestätigung von Anfragen.

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Um die Buchungen einer Ressource zu verfolgen, muss der Manager ihren Kalender in seinem Terminkalender anzeigen

Fall 1: Die vollautomatische Verwaltung von Buchungen

• Das System nimmt die Anfrage je nach Verfügbarkeit automatisch an oder lehnt sie ab
• Der Nutzer und der Verwalter erhalten die Bestätigung oder Ablehnung per E-Mail
• Der Verwalter hat keine Aktion durchzuführen
• Der Termin erscheint im Kalender der Ressource als "freigegeben" oder "vielleicht" oder "abgelehnt" (wenn in den Kalendereinstellungen die Option "Abgelehnte Termine anzeigen" aktiviert ist)

Fall 2: Keine automatische Verwaltung von Buchungen

• Der Verwalter erhält die Buchungsanfrage per E-Mail und die Benachrichtigung wird in der Aktionsleiste des Kalenders hinzugefügt
• Der Termin erscheint im Kalender der Ressource.
• Der Verwalter muss, je nach der im Kalender der Ressource festgestellten Verfügbarkeit, die Anfrage annehmen, in die Warteschlange setzen, ablehnen oder einen neuen Zeitplan vorschlagen
• Der Nutzer erhält die Benachrichtigung über die Freigabe oder Ablehnung per E-Mail

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Um Überbuchungen zu vermeiden, wird, sobald ein Nutzer eine Ressource bucht, diese in den Status "in Wartestellung" versetzt und erscheint für andere Nutzer als "nicht verfügbar". Eine Buchung ist jedoch weiterhin möglich. In diesem Fall erhält der Verwalter der Ressource alle Buchungsanfragen und sieht alle Termine im Kalender der Ressource erscheinen. Er muss dann die Zuweisungen verwalten.

Fall 3: Teilweise automatische Verwaltung von Buchungen: Nur die Annahme erfolgt automatisch

• Wenn die Ressource verfügbar ist \= Fall 1
  • Das System nimmt den Antrag automatisch an
  • Der Nutzer und der Verwalter erhalten die Bestätigung per E-Mail
  • Der Verwalter hat keine Aktion durchzuführen
  • Der Termin erscheint im Kalender der Ressource als „bestätigt“.
• Wenn die Ressource nicht verfügbar ist \= Fall 2
  • Der Verwalter erhält die Buchungsanfrage per E-Mail und die Benachrichtigung wird in der Aktionsleiste des Kalenders hinzugefügt
  • Der Termin erscheint im Kalender der Ressource mit dem Status „in Wartestellung“
  • Der Verwalter muss die Anfrage annehmen, in die Wartschlange stellen, ablehnen oder einen neuen Zeitplan vorschlagen
  • Der Nutzer erhält die Benachrichtigung über die Freigabe oder Ablehnung per E-Mail

Wenn Sie mehr erfahren möchten

Sehen Sie sich die verwandte BlueMind-Dokumentation an

• Mehrere Kalender anzeigen
• Einen Kalender freigeben
• Ressourcen bearbeiten
• Ressourcentypen einstellen
• Kontakte

Sehen Sie sich die verwandten BlueMind-Videos an (Nur Französisch)

• La gestion des ressources en moins de 2 mn