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Les boîtes partagées nouvelle génération

Les boîtes partagées de BlueMind 5.5, aussi appelées boîtes fonctionnelles, sont des boîtes de messagerie qui fonctionnent à la manière des utilisateurs : elles possèdent des calendriers, des carnets d'adresses et des listes de tâches propres. Ainsi, les calendriers des boîtes partagées peuvent organiser des réunions avec des invités ou encore être invités à des réunions organisées par des tiers.

Ces boîtes n'ont pas d'identifiants de connexion, il n'est donc pas possible de se connecter en leur nom à BlueMind ou de créer un compte dans un client lourd : des droits (lecture, écrire en leur nom, etc.) doivent être donnés à des utilisateurs qui peuvent alors les utiliser dans BlueMind ou dans un logiciel client.

Compatibles avec Outlook, les utilisateurs peuvent y consulter, utiliser et gérer tous les éléments de la boîte : calendriers, carnets, catégories, filtres, etc.

Partage du statut de lecture

Le statut de lecture d'un message est propre à la boîte. Par conséquent, les utilisateurs partagent le statut de lecture des messages d'une boîte partagée : lorsqu'un des ayants droit consulte un message, celui-ci passe en "lu" pour tous les autres utilisateurs.

Ainsi, si un message est toujours indiqué "non lu", cela indique que personne n'en a encore pris connaissance, ou qu'un utilisateur l'a lu puis volontairement repassé en "non lu".

Création​

Pour créer une nouvelle boîte partagée :

  1. Depuis la page d'accueil de la gestion des Annuaires, cliquer sur "Créer une boîte aux lettres fonctionnelle" ou depuis la liste des entrées d'annuaire utiliser le bouton Nouveau > Boîte aux lettres fonctionnelles :
  2. Saisir le nom de la boîte dans la popup qui s'ouvre :
    • Nom : il correspond à l'identifiant de la boîte, il ne doit comporter ni majuscules ni espaces.
      NB : Une fois la boîte créée, le nom d'affichage sera personnalisable dans l'onglet "Informations", il pourra alors comporter ces caractères.
    • Nom complet : il est généré automatiquement au cours de la frappe lors de la saisie des nom et prénom, il ne peut pas être modifié.

    • Cacher des listes d'adresses BlueMind : la boîte existe mais n'est visible ni dans les autocomplétions (composeur du webmail ou calendrier), ni dans l'annuaire. Son adresse peut tout de même être utilisée par les administrateurs ou par ceux qui la connaissent.

  3. Cliquer sur « Créer » pour une création simple et directe ou cliquer sur « Créer & éditer » pour créer la boîte aux lettres partagée et accéder aux options de configuration.

Administration​

Général​

Cet onglet présente les paramètres principaux de la boîte :

Informations du compte​

  • Nom : le nom de la boîte est attribué lors de sa création.
    Ce nom est modifiable : en cas de modification, l'ancienne adresse de messagerie de la boîte est conservée et un nouvel alias est créé avec le nouveau nom (voir la section Messagerie pour plus d'informations sur la gestion des alias).
    NB : comme lors de sa création, ce nom ne doit comporter ni majuscules ni espaces.
  • Délégation : l'unité d'organisation à laquelle la boîte appartient.
  • Groupe : à l'instar des utilisateurs, les boîtes partagées peuvent appartenir à des groupes.

    En cliquant sur le lien « Modifier l'appartenance aux groupes », une popup permet de visualiser et modifier les groupes auxquels la boîte appartient :

    Pour supprimer un groupe, cliquez sur la croix correspondante ; pour en ajouter un, saisir les premières lettres et valider un choix des proposés par l'autocomplétion.

Général​

Options de configuration : langue, fuseau horaire, formats de date, etc.

Informations sur la boîte aux lettres fonctionnelle​

Cet onglet présente les informations qui seront affichées sur la fiche de l'annuaire pour la boîte partagée.

Signature d'entreprise

Ces données peuvent aussi être utilisée pour la mise en œuvre des Signatures d'entreprise.

L'administrateur peut saisir ici des informations telles que les numéros de téléphone et adresses postales ou affecter une photo qui sera utilisée dans l'ensemble de BlueMind (fiche contact, invitation à un événement, etc.).

Qui peut modifier les informations ?

Les données de contact correspondent à l'annuaire interne de BlueMind et sont accessibles à l'ensemble des utilisateurs de la solution. Pour cette raison, seul un administrateur ayant le rôle adéquat peut modifier ces informations : les utilisateurs, même ayant un droit de partage complet sur la boîte, ne peuvent pas les modifier.

Messagerie​

Cet onglet permet de gérer tout ce qui est en lien avec la boîte de messagerie :

Quota et adresses mail​

  • Quota : la taille maximale que la boîte de messagerie peut atteindre.
    L'espace utilisé est indiqué par une barre de progression. Pour plus d'informations, voir, Gérer la capacité de stockage (quota).

  • Cacher des listes d'adresses BlueMind : la boîte existe mais n'est visible ni dans les autocomplétions (composeur du webmail ou calendrier), ni dans l'annuaire. Son adresse peut tout de même être utilisée par les administrateurs ou par ceux qui la connaissent.

  • Adresses mail et alias : la boîte partagée peut posséder autant d'alias de messagerie que souhaité, sur l'un ou l'autre ou tous les alias de domaines disponibles.

Mes identités​

L'administrateur peut ici définir des identités qui pourront être récupérées par les utilisateurs ayant le droit d'écriture sur la boîte : lorsque l'utilisateur choisit une de ces identités, les nom, label et signature sont récupérés. Ainsi les utilisateurs n'ont pas à re-saisir les informations eux-mêmes, évitant ainsi le risque d'erreur, et peuvent partager une même signature pour une même boîte, permettant une meilleure cohésion et une transparence avec les interlocuteurs.

Pour plus de détails, consulter la page du Guide de l'utilisateur : Gérer les identités du compte.

Partage et délégation​

La section "Partage de la messagerie" permet de gérer les options de partage et de délégation de la boîte de messagerie de la boîte partagée :

la boîte partagée possède des droits de partage et délégation complets sur sa propre boîte qu'il est impossible de modifier ou supprimer.

Entrer l'utilisateur ou le groupe souhaité puis définir grâce aux 2 listes déroulantes correspondantes :

  1. Le droit de partage sur la boîte de messagerie :
    • Peut lire les messages : les utilisateurs désignés peuvent consulter les emails
    • Peut modifier les messages : les utilisateurs désignés peuvent ajouter, supprimer, déplacer les emails et dossiers. Ils peuvent aussi Écrire au nom d'une boîte partagée
    • Peut modifier les messages et gérer les partages : en plus du droit de modification, les utilisateurs désignés peuvent gérer les droits de partage de la boite

      ⚠️ Il s'agit d'un partage complet de la messagerie de la boîte partagée.

  2. Le droit de délégation :
    • Aucune Délégation : l'utilisateur désigné a seulement un droit de partage sur la boîte de messagerie
    • Envoi en tant que (impersonnification totale) : correspond à l'option Écrit en tant que moi des délégations
    • Envoi au nom de : correspond à l'option Écrit de ma part des délégations
    💡 Droit de délégation complet appliqué​

    Dans le cadre d'un partage complet de la boîte (voir ci-dessus), la délégation maximale est appliquée (niveau de droit "Envoi en tant que (impersonnification totale)") et ne peut être modifiée.

attention

L'ajout d'un droit de partage entraîne l'activation d'un partage de même niveau des autres éléments appartenant à la boîte : carnets d'adresses, calendrier et liste de tâche par défaut.

Pour ne partager que la boîte de messagerie, se rendre dans les onglets dédiés et supprimer les partages non souhaités :

Pour plus d'informations, voir les pages du guide utilisateur :

Transfert automatique des messages​

Le transfert automatique des messages permet de transférer tous les messages entrants vers une ou plusieurs adresses de messagerie.

Il est possible d'indiquer plusieurs adresses vers lesquelles transférer les messages.

Cocher la case pour activer le transfert et saisir une adresse mail valide :

Valider la proposition de l'autocomplétion, même si celle-ci est identique à l'adresse saisie. Il est nécessaire que le cartouche bleu avec la croix de suppression apparaisse :

Transfert externe

Il est possible de rajouter manuellement des adresses externes ; celles-ci ne seront pas ajoutées dans le carnet des adresses collectées lors des transferts.

Ce type de transfert est soumis à autorisation par les administrateurs.
Pour plus d'informations, voir : Les rôles de la Messagerie.

Répondeur automatique​

Cette section permet d'activer ou désactiver le répondeur automatique de la boîte partagée. Lorsque la réponse automatique est activée et pour la période déterminée, un mail sera automatiquement envoyé à l'expéditeur lorsque la boîte recevra un message.

À noter que :

  • Les dates de début et de fin ne sont pas obligatoires :
    • si aucune date de début n'est spécifiée, le répondeur s'active dès l'enregistrement des nouveaux paramètres
    • si aucune date de fin n'est spécifiée, le répondeur reste actif jusqu'à ce que l'utilisateur modifie ses paramètres et sélectionne "Ne pas envoyer de réponses automatiques"
  • Le sujet est optionnel : s'il n'est pas rempli, un message avec un objet vide sera envoyé
  • Le contenu du message est obligatoire, il apparaitra dans le corps du message envoyé.
info

Un seul message d'absence est envoyé en réponse à une même personne (adresse mail) pour une période de 3 jours.

Si l'utilisateur désactive puis réactive son répondeur pendant cette période sans modifier l'objet ou le contenu de son message, les personnes ayant déjà reçu une réponse automatique n'en recevront pas une nouvelle, le décompte pour la période reprenant là où il s'était arrêté.

Exemple :

  • l'utilisateur A active son répondeur
  • il reçoit un mail de l'utilisateur B le jour J, un message d'absence est émis, le décompte de 3 jours commence
  • l'utilisateur désactive son répondeur à J+1
  • il reçoit un nouveau mail de B, aucun message d'absence n'est émis
  • l'utilisateur réactive son répondeur à l'identique à J+2
  • il reçoit alors un mail de B : le répondeur considère être toujours à J+2, aucun message d'absence n'est émis.
Pour plus d'informations, voir Gérer les absences du bureau

Filtres​

Cette section permet de créer et organiser des règles s'appliquant sur le courrier entrant de la boîte :

Le principe de fonctionnement est identique aux filtres utilisateurs (voir Appliquer des filtres de tri et actions) mais l'interface diffère, aussi à la différence de l'interface utilisateur, il est ici impossible de positionner des filtres conditionnels : tous les critères renseignés devront être remplis par un e-mail entrant pour qu'un filtre lui soit appliqué.

Carnets d'adresses​

Cet onglet permet de gérer les abonnements de la boîte partagée aux carnets qui lui sont accessibles (ses carnets propres ou des carnets qui lui sont partagés) ainsi que gérer les partages de ses carnets avec d'autres utilisateurs ou groupes :

Création d'un carnet

Il n'est pas possible pour l'administrateur de créer des carnets pour la boîte partagée, la création se fait exclusivement depuis les préférences d'un utilisateur ayant-droit.

Pour plus d'informations, voir Créer et éditer un carnet d'adresses

Pour plus d'informations, voir :

Calendrier​

L'onglet Calendrier permet :

  • d'accéder aux paramètres de réglage de l'agenda de la boîte partagée (jours et heures ouvrés, éléments affichés, rappels par défaut, etc.) :

    ⇒ Pour plus d'informations, voir Paramétrer l'agenda.

  • de créer des calendriers supplémentaires :

    ⇒ Pour plus d'informations, voir Créer et éditer un calendrier.

  • de gérer le partage des calendriers et disponibilités :

    • en interne : avec l'ensemble des utilisateurs ou avec des utilisateurs ou groupes spécifiques
    • en externe : en générant une adresse publique ou privée

    ⇒ Pour plus d'informations, voir Partager un calendrier.

  • de gérer les abonnements aux calendriers (d'utilisateurs ou de domaines) qui lui sont partagés :

    ⇒ Pour plus d'informations, voir S'abonner à un calendrier partagé.

Listes de tâches​

Cet onglet permet de gérer les partages des listes de tâches de la boîte partagée et ses abonnements aux listes qui lui sont partagées :

Création d'une list de tâches

Il n'est pas possible pour l'administrateur de créer des listes pour la boîte partagée, la création se fait exclusivement depuis les préférences de celui-ci.

Pour plus d'informations, voir Créer et éditer un carnet d'adresses

Consultez la documentation BlueMind en relation

Maintenance​

External ID​

Le champ situé dans cette section est renseigné lorsque la boîte est synchronisée avec un compte AD ou LDAP (Pour plus d'informations, voir les pages Synchronisation LDAP et Synchronisation Active Directory).
Ce champ peut être renseigné ou modifié afin de forcer ou corriger l'UID de la boîte correspondant dans l'annuaire AD ou LDAP.

Valider la boîte aux lettres partagée​

Cette opération regroupe un ensemble d'opérations qui vérifient et corrigent si besoin l'intégrité de la boîte et de ses données dans le système BlueMind : vérification de la boîte de messagerie dans Cyrus, de la hiérarchie de dossiers IMAP, filtres de messagerie, etc.

Indexation de la boîte aux lettres​

Cette opération complète l'indexation actuelle de la boîte en indexant les éléments manquants uniquement.

Dernière mise à jour le